Ostatnia aktualizacja: 26 czerwca 2025
Produktywność architekta wnętrz — z czym jest największy problem i dlaczego?
Jeśli pracujesz jako architekt wnętrz albo właśnie budujesz swoją markę projektową, to na pewno znasz to uczucie: głowa pełna pomysłów, długa lista zadań, tysiąc otwartych zakładek w przeglądarce… a mimo to na koniec dnia czujesz, że nie ruszyłaś z miejsca. Czasem nawet masz wrażenie, że toniesz w chaosie.
Ten artykuł powstał, bo takich rozmów miałam już dziesiątki, jeśli nie setki. Kursantki Akademii często zaczynają swoją przygodę właśnie od tego miejsca: zmęczenia, frustracji, poczucia braku kontroli nad czasem. I wiesz co? To wcale nie znaczy, że robisz coś źle. To znaczy, że jeszcze nikt Ci nie pokazał, jak można inaczej.
Produktywność architekta wnętrz – najczęstsze pułapki, które ją obniżają
1. Praca z doskoku – bez ram, bez struktury
To trochę jak próba budowania domu bez projektu. Wiesz, co chcesz osiągnąć, ale bez planu, bez harmonogramu – wszystko się rozmywa. W efekcie projekty się przeciągają, a Ty jesteś wiecznie „na zapleczu”, nie mając przestrzeni na rozwój.
2. Brak asertywności
To trudne. Klient pisze w sobotę wieczorem. Dzwoni o 21:00. Prosi o jeszcze jedną poprawkę „na jutro”. I my… się zgadzamy. Bo tak nas nauczono. Aż w końcu pęka struna. Tak było u Magdy:
„Zaczęłam tracić radość z projektowania. Czułam się jak sekretarka do poprawiania PDF-ów. A przecież to miał być mój zawód marzeń.”
3. Oferty, które zajmują godziny
Zamiast działać, siedzisz nad Wordem. Kombinujesz, jak wycenić. Jak się nie zaniżyć. Jak się nie przestraszyć. A potem klient i tak nie odpisuje…
4. Improwizacja bez końca
Bez procesu każda współpraca to osobna ścieżka przez dżunglę. Tracisz energię, czas i cierpliwość.
5. Brak przestrzeni na rozwój
„Wiedziałam, że chcę czegoś więcej… ale nie miałam kiedy nawet się nad tym zastanowić.” – napisała do mnie Sylwia. I dodała: „Miałam wrażenie, że jestem asystentką swojej firmy, a nie jej właścicielką.”
A przecież wystarczy kilka dobrze zaprojektowanych narzędzi i systemów, żeby wszystko zaczęło „klikać”. Zamiast pracować po nocach – pracujesz strategicznie. Zamiast czekać na klienta – budujesz przewidywalny system działania.
Produktywność architekta wnętrz 10 sposobów, by ją zwiększyć
- Stwórz ramowy plan tygodnia – zaplanuj dni, w których robisz tylko projekty, tylko oferty, tylko spotkania. Użyj do tego plannera godzin pracy lub kalendarza Google.
- Zaplanuj swój cel finansowy –Potem dopasuj liczbę projektów. Planner celu finansowego Ci w tym pomoże.
- Automatyzuj oferty i kontakt z klientem – zamiast pisać wszystko od zera, korzystaj z gotowych szablonów oferty i formularzy pytań, zamiast pisać wszystko od zera. To nie tylko oszczędność czasu, ale i profesjonalny wizerunek.
- Ustal granice z klientem już na starcie – zasady współpracy, godziny kontaktu, ilość poprawek – wszystko zawrzyj w umowie i ofercie. Wyznacz dni offline – zaplanuj dni w tygodniu, kiedy nie odbierasz telefonów ani maili. To czas na głęboką pracę.
- Oceń czasochłonność każdego projektu – po zakończeniu projektu wpisz do pliku, ile godzin naprawdę Ci zajął. To podstawa dobrej wyceny. Osoby, z którymi pracuję, korzystają z mojego Plannera godzin pracy, który jest podzielony na dwie sekcje – Myślę, że zajmie mi to tyle i Zajęło mi to tyle. Dzięki czemu obalają stare schematy myślowe. Przykład: ,,Byłam przekonana, że na renderowanie mailową tracę ok. 20 minut na jedno pomieszczenia okazało się, że aż 2 godziny, byłam zdziwiona”.
- Rób podsumowanie tygodnia w piątek – dzięki temu nie przeciągasz zadań na weekend. Możesz to robić w pliku Excel z plannera godzin. Planuj kolejny tydzień najpóźniej też w piątek. Maks 3 zdania na dzień w tym 1 główne.
- Nie zaczynaj dnia od skrzynki mailowej – lepiej zacząć od najważniejszego zadania z listy (metoda „eat that frog”). Eating the frog” oznacza zajęcie się najpierw najbardziej omawianym lub trudnym zadaniem. Po jego ukończeniu reszta zadań będzie wydawać się łatwiejsza, a Ty zachowasz pozytywne, produktywne nastawienie przez cały dzień.
- Zbieraj dane – po każdym projekcie wpisz ile trwały poszczególne etapy. To podstawa do wyceny. Często już po pierwszym projekcie i wypełnieniu Plannera godzin pracy w Excelu projektanci dostrzegają, co tak naprawdę zjada im czas i gdzie mogą szukać optymalizacji. To dzięki analizie raptem kilku danych i kilku drobnych zmianach w działaniu, ilość pracy się zmniejsza. Niektórzy architekci w końcu jada na długo wyczekiwane, inni oddychają z ulgą, że ten ,,zapieprz” się zakończył.
- Planuj projekt z góry –Zacznij od stworzenia planu działania. Rozpisz na fiszkach każdy etap projektu. Od pierwszego kontaktu z klientem po oddanie dokumentacji. Jeśli masz problem ze strategią możesz użyć Workbooka do planowania działania firmy – dzięki niemu uporządkujesz nie tylko działania marketingowe, ale i harmonogram projektów.
- Zainwestuj w system pracy, a nie chaos – Nie szukaj kolejnych trików na IG – szukaj systemu. Możesz działać strategicznie i z głową – nawet jeśli teraz wydaje Ci się to nierealne. Jeśli chcesz, pomogę Ci krok po kroku – zapisz się na rozmowę.
Narzędzia, które mogą pomóc zwiększyć produktywność architekta wnętrz?
W sklepie przygotowałam konkretne narzędzia, które odpowiadają dokładnie na te problemy. Zobacz:
🧩 Workbook: Jak stworzyć plan działania swojej firmy?
👉 Kliknij, aby zobaczyć
Pozwala zaplanować działania krok po kroku – od wizji marki po konkretne zadania. Posiada go aż 957 osób i możesz przeczytać aż 75 opinii!
📈 Planner celu finansowego i wyceny projektu. Pracuje na nim ponad 665 osób.
👉 Kliknij, aby zobaczyć
Narzędzie, które pomaga świadomie planować zarobki, wyceniać projekty i kończyć miesiąc z konkretną kwotą na koncie.
📅 Planner godzin pracy w Excelu – ma go 653 architektów.
👉 Kliknij, aby zobaczyć
Jeśli czujesz, że czas przecieka Ci przez palce – to narzędzie Ci pokaże, gdzie dokładnie.
„Ten planner otworzył mi oczy. Nigdy nie sądziłam, że różnica między tym, co zakładałam, a tym ile faktycznie czasu poświęcam na poszczególne etapy, będzie tak ogromna. Dziękuję Agnieszko!” Katarzyna
💼 Szablon oferty i formularz do klienta
👉 Kliknij, aby zobaczyć szablon oferty, z którego korzysta ponad 712 osób.
„Szablon oferty to coś, co powinien posiadać każdy rozpoczynający działalność architekt wnętrz, ale także każdy projektant, który czuje, że jego oferta konkuruje z innymi głównie ceną. Tak było w moim przypadku. Posiadałam swój szablon, który zawierał pakiety projektowe do wyboru, wycenę i podstację nt. czasu realizacji i dostępnego terminu. To było zdecydowanie za mało. Obecna oferta jest bardzo profesjonalna, porusza wiele kwestii dzięki, którym klient dokładnie wie, na co się decyduje oraz widzi moje wyróżniki na tle konkurencji”. Gabriela Ortyl
Szablon jest stworzony tak, że bardzo łatwo i intuicyjnie można dostosować go do swoich potrzeb.
Odkąd posiadam ten plik, ofertę przygotowuję w kilka minut z poziomu komputera, ale także telefonu kiedy jestem na wyjeździe. Bardzo polecam! ”
👉 Formularz pytań do klienta do nasz faworyt ponad 1011 pracuje na nim.
Dzięki nim skrócisz czas przygotowania oferty z 2 dni… do 15 minut.
Magda Pasz pisze o nim tak:
„Oczywiście takie formularze są nawet w Internecie do wglądu. Natomiast TEN formularz jest tak dokładny i precyzyjny, że trafia w każdy aspekt. I nie chodzi tylko o aspekt kreatywny projektu, ale o całe zaplecze projektu. Gdy klient wypełnił go rzetelnie i wysłał mi — doznałam olśnienia. Już miałam cały projekt i to po tygodniu — to nie jest długa droga kreatywna, gdzie siedzimy godzinami. W moim przypadku jest tak, że po każdym formularzu mam tak dokładne informacje na temat projektu i na temat preferencji klienta, że ten proces kreatywny jest również skrócony. Jak dostałam ten formularz wypełniony i przeanalizowałam go, to tak naprawdę (oczywiście nie w 100%) w mojej głowie miałam już cały projekt i to jest piękne.
Dziękuję”.
Chcesz wejść poziom wyżej?
Jeśli wiesz, że samodzielne składanie tych elementów trwa wieki, a Ty potrzebujesz kogoś, kto poprowadzi Cię krok po kroku – zapraszam do Akademii Przedsiębiorczego Architekta:
🎓Wypełnij formularz i umów się na niezobowiązujące spotkanie
Zmienianie swojej produktywności to nie kwestia większego wysiłku. To kwestia mądrego systemu, narzędzi i decyzji, żeby w końcu działać po swojemu.
Zobacz także:
Dlaczego architekci wnętrz mają problem z produktywnością?
Często brakuje im ram czasowych, procesów i narzędzi, które usprawniłyby ich pracę. W efekcie toną w mailach, poprawkach i ofertach, zamiast działać strategicznie.
Jakie są najczęstsze błędy, które obniżają produktywność projektantów?
Brak planu tygodnia, tworzenie ofert od zera, zbyt duża elastyczność wobec klientów, działanie bez procesu projektowego i brak czasu na rozwój firmy.
Jak szybko przygotowywać ofertę dla klienta?
Warto korzystać z gotowego szablonu oferty i formularza pytań. Dzięki temu cały proces zajmuje kilkanaście minut zamiast kilku godzin i wygląda profesjonalnie.
Czy planner godzin pracy naprawdę działa?
Tak – pokazuje, ile czasu naprawdę zajmują poszczególne etapy projektu. To podstawa do lepszej wyceny i skuteczniejszego planowania zadań.
Jak wyznaczyć granice z klientem, żeby mieć czas na pracę?
Już na początku współpracy ustal zasady kontaktu, godziny dostępności i liczbę poprawek. Zapisz je w ofercie i umowie – to klucz do spokojnej współpracy.
Czy da się pracować mniej, a zarabiać więcej jako architekt wnętrz?
Tak! Wystarczy uporządkować działania, wdrożyć system pracy i lepiej planować wyceny. Praca staje się wtedy bardziej przewidywalna i opłacalna.
