Ostatnia aktualizacja: 31 marca 2020
Na pytanie, o czym chciałbyś przeczytać na naszej stronie, dostaliśmy całą serię ciekawych tematów i problemów do rozwiązania. Dziś poruszę temat: ,,zarządzanie czasem, kontakty z klientami ” Drugą część omówię w kolejnym poście.
Zarządzanie czasem czy sobą?
Po pierwsze nie możemy przyspieszyć ani skrócić ,,czasu”. Nie mamy na niego żadnego wpływu, więc jedyne co możesz zrobić to nauczyć się lepiej planować swoją pracę i działania tak, aby mieć go więcej na odpoczynek i swoją rodzinę. Nie jest to bynajmniej prostą sprawą. Sama zmagam się z tym problemem od wielu lat. Szczególnie przez moje umiłowanie do pięknych wnętrz i designu. Mogę godzinami siedzieć przed komputerem i wyszukiwać nowe materiały, trendy, innowacje ze świata architektury. Niestety jak przychodzi noc, ogarnia mnie zmęczenie, najgorzej jest rano, kiedy trzeba wstać i odprowadzić córkę do przedszkola. Jak nie macie dziecka, śpicie, ile się da! Jak sobie zatem radzę z deficytem czasu? A no czasami sobie radzę lepiej a czasami gorzej, ale moim patentem na zrobienie dużej ilości zadań i poczucia, że coś mam odhaczone i trochę wolnego przede mną jest tworzenie planu.
Wykonuje go w programie Google kalendarz podpiętego przez skrzynkę pocztową Gmaila. Skrzynka jest darmowa, ale ja korzystam z rozszerzonej płatnej wersji ze względu na ilość miejsca do przechowywania.
Raz, dwa razy w tygodniu siadam i piszę na kartce rzeczy do zrobienia nie tylko dla siebie, kiedyś też dla osób w moim teamie (już tego nie robie), a następnie rozdzielam zadania w kalendarzu z podziałem na dni i godziny.
Niestety, jeśli zadania nie są zrealizowane na bieżąco, to plan trochę się rozjeżdża, dlatego warto zastosować Matrycę Eisenhowera, czyli nauczyć się dzielić zadania w 4 ćwiartkach. Nie twierdze, że jest to proste, ale po kilkunastu razach zaczyna wchodzić w krew i naprawdę ułatwia podejmowanie decyzji co do kolejności zadań i odsuwa tzw. pożeracze czasu na dalszy plan.
Ważne, abyście znaleźli czas na rzeczy z ćwiartki Niepilne i Ważne. To często decydują o postępach w rozwoju waszej firmy. Niestety większość z nas skupia się tylko na pierwszym oknie: Pilne i Ważne, albo – co gorsza – przepala czas na serfowaniu w internecie za idealnym modelem 3d do swojego projektu.
Jeśli możesz, weź kartkę papieru i podziel ją na 4 części. Na drugiej stronie wypisz czynności, które wykonujesz najczęściej podczas projektowania wnętrz. Następnie w 4 ćwiartkach umieść elementy z Twojej listy.
Kolejny krok to zredukowania elementów, które możemy oddelegować lub całkowicie je pominąć. Być może prowadzenie instagrama możesz zlecić koleżance a pisanie maili zautomatyzować i stworzyć obszerną ofertę w pdf, wyjaśniającą, jakie są zasady zamawiania projetów wnętrz i płatności.
Kilka pomysłów na optymalizację pracy.
- Zredukować odpisywanie na maile do 2 modułów czasowych rano godzina 9 i 15 po południu.
- Stworzyć szablon z pytaniami do klienta piszę o tym tu.
- Stworzyć wzór oferty dla klienta w pdf
- Zredukować czas pracy nad projektem. Zrobiłam na ten temat cały kurs. O planowaniu piszę więcej tu. Możecie też pobrać szablon do mierzenia czasu i planowania procesu projektowego.
5. Zmniejszyć ilość powtarzających się wymiarów i detali w dokumentacji technicznej. Jak to wdrożyliśmy zyskaliśmy 50% czasu! Mogliśmy wykonywać więcej projektów i zwiekszyć zyski w firmie.
6. Tworzyc projekty na podstawie Briefu i wytycznych projektowych.
7. Opierać się na kosztorysie i tworzyc projekty realne do realizacji w budżecie klienta. Dzięki temu zmniejszasz czas na poprawi i szukanie prodktów alternatywnych w niższej cenie.
