Ostatnia aktualizacja: 12 marca 2022

Co powinna zawierać dobra umowa na projekt wnętrz?

O stworzenie tego artykułu poprosiłam adwokata Agatę Klimkę-Nowak, która działa w branży nieruchomości. Po licznych konsultacjach ze mną stworzyła też dla projektantów wnętrz wzór umowy.

Zacznę od tego, co nudne – umowa o przygotowanie projektu aranżacji wnętrz jest umową o dzieło. Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie (czyli projektant) zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Tym dziełem będzie właśnie projekt aranżacji wnętrz.

Umowa na projekt wnętrz – co powinna zawierać?

Określ przedmiot umowy

Przede wszystkim w umowie musisz określić, do czego się zobowiązujesz. Czyli dokładnie: jaki to ma być projekt i kiedy ma zostać wykonany. 

Przykład: Projekt obejmuje aranżację wnętrz pomieszczeń: ………  znajdujących się w budynku, położonym w ……, przy ulicy ……, o łącznej powierzchni ….. m2, zwanych dalej łącznie Obiektem.

Umowa na projekt wnętrz a wynagrodzenie

Drugim podstawowym elementem jest wysokość wynagrodzenia. W umowie na projekt wnętrz koniecznie trzeba określić, ile i kiedy klient (zamawiający dzieło) ma zapłacić.  

• Ile jest rat płatności ?
• Jak procentowo się kształtują?
• Kiedy następuje płatność?
• Czy masz zaliczkę, czy bezwrotny zadatek?

I na tym teoretycznie moglibyśmy zakończyć. Nawet jeśli w Twojej umowie na projekt wnętrz nie będzie ani słowa więcej, będzie ona ważna i wiążąca. To, czego strony nie zawarły w umowie, dopowie kodeks cywilny. Umowa o dzieło została w nim uregulowana w art. 627 i następnych. 

Stanowczo jednak odradzam zdawanie się w całości na kodeks cywilny. 

Uważam, że im lepiej przygotujesz swoją umowę, tym będziesz bezpieczniejszy i bardziej zadowolony z zamówienia. Ba, Twój klient też będzie bardziej zadowolony – nie będzie między Wami niedomówień i wszystko będzie jasne.

Dobra umowa na projekt wnętrz powinna zawierać najdrobniejsze szczegóły

Tip: Opisz dokładnie, co zawiera projekt. W jakiej formie go oddajesz? – JPG, PDF, wysyłasz na maila?

Wielu usługodawców unika rozbudowanej umowy w obawie, że wystraszy ona potencjalnych klientów. Cóż, może tak się stać, ale to lepiej – z kimś kto lekko traktuje umowy chyba nie chcesz robić interesów?

Umowa na projekt wnętrz – nawet długa – nie musi być przerażająca, jeśli nadamy jej jasną i spójną strukturę.

Co (moim zdaniem) musisz uregulować w umowie na wykonanie projektu aranżacji wnętrz?

• Jak wspomniałam na wstępie, musisz opisać do czego jesteś zobowiązany i to, ile klient zapłaci Ci za każdą dodatkową czynność.

• Zakres Twojej odpowiedzialności – nie jesteś elektrykiem ani konserwatorem zabytków? Napisz to wprost!

• Obowiązki zamawiającego. Przygotowanie projektu wymaga współpracy obu stron umowy – czasami trzeba zamawiającego nieco do tego przymusić postanowieniami w umowie, inaczej projekt będzie ciągnął się miesiącami! Należy zatem wskazać, kiedy i co zamawiający ma konkretnie zrobić (zatwierdzić, poinformować, przesłać, itd.).

• Uregulowanie kwestii związanych z prawami autorskimi. Na szczęście prawa autorskie powstają same z siebie, więc postanowienia umowne mają to znaczenie, że INFORMUJĄ klienta, co może, a czego mu nie wolno. Z jednej strony Ty pozwalasz klientowi na wykorzystanie Twoich praw, a z drugiej – on pozwala na ujęcie jego mieszkania/lokalu/budynku w Twoim portfolio.

• Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zawierasz umowę z konsumentem poza siedzibą swojej firmy, musisz się liczyć z tym, że może on odstąpić od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia. Musisz go o tym poinformować i postanowienia umowne są do tego dobrym miejscem.

Co zrobić, gdy klient potrzebuje projektu wnętrz na już?

Jeśli klient potrzebuje na szybko projekt i zależy mu na tym, abyś nie czekał 14 dni z rozpoczęciem prac, musi złożyć oświadczenie, że wyraża zgodę na natychmiastowe działanie i godzi się na to, że w wykonanym zakresie od umowy już nie odstąpi. No i oczywiście będzie musiał za to zapłacić. Ponieważ nie jest to wcale rzadka sytuacja, wzór takiego oświadczenia warto mieć gotowy i przekazywać go klientowi do zatwierdzenia. Jest to korzystne też dla projektanta.

Forma umowy na wykonanie aranżacji wnętrz

Jeśli chodzi o formę umowy, to idealna jest forma pisemna. Osobiście gorąco wierzę w papier i pióro. Ma magiczną moc – człowiek od razu czuje się bardziej zobowiązany, ale każda forma, która zapewni Ci możliwość utrwalenia treści umowy (mail, skan, a nawet sms, jeśli zmieścisz w nim wszystko, co istotne), będzie ok. 

Ach i jeszcze jednak ważna sprawa: umowę o dzieło zawierasz niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą, czy osobą – teoretycznie – prywatną. Umowa to umowa. Dzieło to dzieło. Niezależnie od statusu stron. Nie łącz, proszę, umowy o dzieło – wbrew powszechnemu przyzwyczajeniu – z formą zatrudnienia i ozusowania Twojej pracy. 

Umowa na projekt wnętrz – pamiętaj, że to umowa o dzieło

Umowa na projekt wnętrz to umowa dość nietypowa na tle tak wielu innych umów. Niby jest to zwyczajna umowa o dzieło, jednak jej efekt – choć musi oczywiście spełniać pewne obiektywne standardy – przede wszystkim musi się zamawiającemu… podobać. Sprawić, że będzie się z dziełem identyfikował, że… uzna je za „swoje”.

Tylko wtedy projekt aranżacji odniesie prawdziwy sukces, bo tylko wtedy zamawiającemu będzie się w tych wnętrzach dobrze mieszkało czy pracowało. Oczywiście, projekt musi być przygotowany na podstawie danych technicznych, spełniać standardy bezpieczeństwa i ergonomii, jednak o zadowoleniu zamawiającego z projektu będzie też przesądzało to nieuchwytne „coś”.

Uważam zatem, że należy w miarę możliwości unikać zawierania umowy na projekt wnętrza z osobami, z którymi – jako projektant – nie poczujesz tak zwanej chemii.

Oczywiście niewielu z nas może zbyt wybrzydzać przy wyborze klientów, jednak nie zawsze warto ignorować te subtelne, „podskórne” sygnały. Niezależnie jednak od tego, czy chemia jest, czy nie, z klientem warto zawrzeć umowę, która będzie precyzyjnie określała, do czego projektant się zobowiązuje i czego w zamian oczekuje od zamawiającego.

Gotowy wzór umowy na projekt wnętrz

Agata na moją prośbę przygotowała wzór umowy dla projektantów wnętrz. Przekazałam jej to, co u mnie w umowie się sprawdzało przez ostanie lata, na podstawie moich kilkunastoletnich doświadczeń.

We wzorze umowy na projekt wnętrz znajdziesz elementy takie jak:

• Zawieranie umowy na odległość w kontekście 14 dni na rezygnacje przez konsumenta z umowy.
• Dlaczego i jak czynimy zastrzeżenie,  w przypadku, jeśli zamawiający będzie miał opóźnienie w odpowiedzi na etapy projektu lub płatności. Dlaczego uważam, że to przydatne? Otóż wszyscy pracujemy według pewnego harmonogramu, żonglujemy projektami terminami i mocami przerobowymi, planujemy sobie kolejne etapy, rezerwujemy czas podwykonawców… Gdy z tej układanki wypadnie jeden klocek (kilka dni), cała może się posypać, a jej ponowne poukładanie zajmie nam sporo czasu.
• Opisy co zrobić, gdy projektant nie będzie we własnym zakresie przeprowadzał inwentaryzacji  obiektu.
• Jak prawidłowo uwzględniamy, w jaki sposób efekt naszej pracy będzie przekazany zamawiającemu.
• Jaki jest najskuteczniejszy sposób przekazywania umowy do klienta?
• Jak rozwiązać umowę skutecznie i bez podania przyczyny?
• Jak unikać niskiego wynagrodzenia i dlaczego?
• Jakie są konsekwencje nie dokonania zapłaty, takie jak wstrzymanie się z kontynuowaniem prac nad projektem oraz naliczenie odsetek za opóźnienie?
• Zapis o kosztach urzeczywistnienia tego projektu, kto je ponosi?
• Dlaczego jest ważne wprowadzenie stawki godzinowej do pewnego zakresu umowy?
• Na czym polega odpowiedzialność projektanta?
• Co z rękojmią, jeśli zawierasz umowę z konsumentem?
• Jakie są obowiązki zamawiającego?
• Zmiany klienta po oddaniu ostatecznych wizualizacji a przed zrobieniem dokumentacji technicznej – jak zabezpieczyć się, aby zmiany w projekcie nie odbywały się w nieskończoność.
• Co to są prace dodatkowe i dlaczego warto mieć taki zapis?
• Zabezpieczenie projektanta przed wadliwą dokumentacją dostarczona przez klienta.
• Problem z różnicą w kolorze pomiędzy próbką od producenta a dostarczonym materiałem na inwestycje-jak się zabezpieczyć?
• Dokumentacja fotograficzna, jaki zapis dodać.

Gotowy wzór umowy na projekt wnętrz – najczęściej zadawane pytania

1. Czy umowa jest edytowalna i można wprowadzać zmiany?

Wprowadzenie zmian jest jak najbardziej możliwe i łatwe do wdrożenia dzięki komentarzom prawnika i przykładowym alternatywnym opcjom.

2. Czy dostanę fakturę na umowę?

Oczywiście, po zaksięgowaniu płatności.

3. Czy mogę skonsultować umowę z Agatą ?

Tak możesz zamówić konsultacje. Jeśli masz już nasz wzór umowy, możesz zamówić modyfikację tej umowy pod swoje zapisy. Agata przygotowała dla Was Kupon rabatowy 100 zł na hasło: przedsiebiorczyarchitekt

Adwokat

Agata Klima – Nowak

Pomagam przedsiębiorcom i osobom prywatnym. Moje motto to: „Prawo dla przedsiębiorców prosto i praktycznie”. Wspieram między innymi architektów wnętrz. Jeśli potrzebujesz więcej mojego wsparcia, wejdź na prawodlaprzedsiebiorczych.pl lub kliknij poniżej i sprawdź, jak mogę Ci pomóc.

Umów konsultację – dowiedz się więcej.

Udostępnij

Tweet

Zapisz