Ostatnia aktualizacja: 25 listopada 2021
Brief, czyli wytyczne projektowe, to bardzo szczegółowa lista, zawierająca wszelkie informacje otrzymane od inwestora.
Dodatkowo powinna zawierać przykłady lub zdjęcia rozwiązań i elementów, omówionych z klientem. Po pisemnym zatwierdzeniu wytycznych przez klienta, stają się one załącznikiem do umowy i stanowią podstawę do wykonania projektu wnętrz.
Po co tworzyć wytyczne projektowe?
Jeśli nie mamy briefu, nie mamy mapy, zgodnie z którą będziemy projektować. Przychodzi do nas klient, który z reguły jest dla nas obcą osobą – musimy w stosunkowo szybkim czasie poznać jego preferencje, poczucie estetyki, oczekiwania czy zwyczaje.
Czy wiesz, że każdy ma inne preferencje do każdego przedmiotu?
Dla niektórych praktyczna w czyszczeniu będzie umywalka nastawiana, dla innych wpuszczana. Takich detali, jest bardzo dużo. Jeśli ich nie zadamy, nie dowiemy się jakie przekonania i preferencje mają Twoi klienci.
Zaczynasz rozmawiać z klientem, ale nie jesteś w stanie spytać o wszystko na jednej wizycie. Żeby przyspieszyć ten proces, możesz spisać pytania i zastosować formularz z pytaniami do klienta. Przeczytaj artykuł o błędach w analizie potrzeb klienta, aby maksymalnie usprawnić swoją pracę z klientem, robić mniej poprawek i zyskać czas.
Jeśli już masz formularz online, to z pewnością wiesz, jak wielką zaletą jest elastyczność – klient wypełnia go wtedy, kiedy ma czas i chęci, a jednocześnie przesyła Ci pierwsze bardzo istotne informacje do projektu. Po wypełnieniu formularza już wstępnie wiesz, co klient wie, a czego nie. Możesz sprecyzować każdy element w projekcie, aby nic nie było przypadkowe.
Na tej podstawie wykonuje się brief, który jest podstawą do spotkania z klientem. Przed spotkaniem wysyłasz go do klienta, aby mógł się lepiej przygotować i przypomnieć sobie swoje odpowiedzi – to pierwsza okazja, aby Twój klient mógł przemyśleć swoje decyzje.
W takim pierwszym briefie możesz zamieścić:
- informacje otrzymane w formularz
- rzut i informacje o pomieszczeniu,
- wytyczne techniczne,
- wytyczne określone przy dewelopera
- wszelkie informacje otrzymane mailowo od klienta
- zdjęcia, przykłady, linki – to, co zwizualizuje to, o czym piszesz
Następnie omawiasz brief z klientem, zadajesz kolejne pytania, aby wyklarowała się precyzyjna lista wytycznych, na podstawie których przygotujesz projekt. Jest jednak 5 największych błędów, które spowodują, że brief nie do końca spełni swoje zadanie i nie będzie ułatwieniem, a wręcz czasem może stać się Twoim utrapieniem.
5 największych błędów – wytyczne projektowe
Największy błąd – bardzo ogólny brief i wyrywkowe hasła.
Klient zgłasza się do Ciebie, mówi (bądź nie) o swoich oczekiwaniach, odpowiada na pytania z dość krótkiego formularza. Czasem dosyła kilka zdjęć z inspiracjami, jeśli o nie poprosiłeś i na tym kończy się analiza potrzeb.
To zdecydowanie za mało. Nawet jeśli widzisz się z klientem na spotkaniu, nie jesteś w stanie zapytać o wszystko – np. baterie, ich typ, montaż czy kolor. Jeśli klient potrzebuje na szybko tzw. odwrócony projekt, to na pierwszym spotkaniu najwięcej czasu pochłania analiza funkcji i brakuje czasu na rozmowę o kolorach, stylu i technicznych aspektach materiałów.
Po 3-godzinnym spotkaniu masz 20% informacji.
Brief nie może być ogólnikowy. Podstawą są odpowiedzi na pytania z formularza oraz inspiracje wraz z opisem – co dokładnie podoba się klientowi na danej inspiracji. Zakładanie, że wszystko na obrazku odpowiada klientowi, może być błędne. Bardzo często chodzi o jeden element, dany przedmiot lub kolor. Co więcej, z jednego zdjęcia możesz się dowiedzieć, czego klient chce, ale także tego, czego nie chce.
Samo napisanie styl skandynawski niesie na sobą zbyt mało informacji. Każdy rozumie styl inaczej, a klient może też błędnie interpretować style wnętrz. Właśnie dlatego istotne są przykłady i doprecyzowanie. Może chodzi tylko o jasne, dębowe nóżki, jasne kolory lub tkane pufy?
Inny przykład – klient chce mieć cegłę. Załóżmy, że właśnie w taki sposób to określił, a Ty w identyczny sposób wpisałeś to do briefu. To także za mało. Ile ma być tej cegły? Cała ściana, a może fragment? Cegła biała, brązowa czy czerwona? Postarzana czy bardziej gładka? Właśnie w taki sposób powinieneś doprecyzować wszystkie informacje do briefu.
Brak akceptacji brefu przez klienta.
Jeśli już masz szczegółowe informacje w briefie i zaczynasz na nim pracować bez akceptacji, nagle może okazać się, że jednak coś się nie podoba, nie miało tak być. Klient mówi, że nie pamięta, jak było napisane w wytycznych projektowych i, że to Ty tworzyłeś spis, a on go na oczy nie widział. Może to powodować konflikt. Po to tworzymy plik z wytycznymi, aby każdy mógł się z nim zapoznać i go zaakceptować. Nasz mózg nie jest w stanie zapamiętać czegoś, co nie było utrwalone i może nam się wydawać, że ktoś coś powiedział tak, a druga strona twierdzi inaczej, dlatego warto wszystko zapisać i przesłać do potwierdzenia.
Brief musi być zaakceptowany w formie pisemnej przez klienta.
Możesz uniknąć sytuacji stresujących i niepotrzebnych problemów, np. rozwiązanie umowy. Jeśli w briefie jest czarno-biała kuchnia, a ktoś mówi, że takiej nie chciał. Stworzyłeś brief, który klient osobiście akceptował, jest w nim kolor kuchni – to argument nie do podważenia.
Brak asertywności
Obawiasz się powiedzieć, że coś nie pasuje, że klient ma za mało pieniędzy lub czegoś się nie da wykonać np. ze względów technicznych. Obiecujesz klientowi, że spróbujesz i zrobisz jeśli się da. Pozostawiasz nadzieję, mimo, że od razu wiesz, jaki będzie tego finał i od tego tylko krok do problemów.
Jeśli wszystko, co przekazujesz klientowi podeprzesz argumentami, działasz na swoją korzyść. Nawet jeśli czegoś się nie da czy nie będzie dobrym wyborem – klient nie obrazi się za to, że starasz się zrobić jak najlepiej i dzielisz się swoją wiedzą. Przyszedł do eksperta – architekta wnętrz – właśnie po to, aby uniknąć takich błędów i komplikacji na budowie.
Brak aktualizowania briefu w projekcie wnętrz.
Prowadzimy spotkanie, mamy formularz online, dopytujemy, wklejamy linki, materiały. Po spotkaniu wysyłamy wstępne wytyczne projektowe i klient zaczyna z nami rozmawiać poprzez plik online. Komentarzy robi się dużo. Je także trzeba wykorzystać i skopiować do treści briefu.
Jeśli pozostawisz te informacje tylko w mailach czy komentarzu, możesz o tym zapomnieć, a to prosta droga do kolejnych niepotrzebnych poprawek i straty czasu. Potem klient pyta: Czemu nie ma tego, o czym mówiłem?
Dlatego zapamiętaj – wszystkie informacje otrzymane od klienta, rozmowy, wnioski, powinny trafić do treści wytycznych projektowych. Kiedy uznacie, że brief jest kompletny, następuje akceptacja wytycznych i rozpoczynasz projektowanie. (Warto dać ograniczony czas – w umowie – na akceptację briefu)
Za dużo lub za mało czasu na akceptację wytycznych do projektu wnętrz.
Oddech, czyli czas na przemyślenia. Daj klientowi 3-5 dni na przemyślenie briefu, dodawania komentarzy i rozmowy z Tobą – architektem. Następnie, kiedy wszystkie informacje wkleisz w pliku, pozostaje klientowi 24 h na zaakceptowanie wytycznych projektowych, co będzie dla niego wiążące.
Jeśli dasz mu mniej czasu (w obu przypadkach), klient może nie zdążyć wszystkiego przemyśleć i może być więcej poprawek. Jeśli z kolei dasz czasu za dużo – harmonogram projektu rozjeżdża się i zaczynasz mieć problem z wykonaniem projektu na czas.
Wytyczne projektowe – w czym je tworzyć?
Ja polecam pliki online – np. Dokumenty Google, z których korzystam. Każdy ma do niego dostęp z każdego urządzenia. Wystarczy Internet, można komentować i rozmawiać, kontynuując dany wątek. Klient nie ingeruje w plik, bo dodaje tylko komentarze. Nie musisz tracić czasu na tworzenie i edytowanie pliku PDF czy wielokrotną edycję treści. Na rynku jest też kilka platform, które to ułatwiają np. https://formly.pl/.
O tym, jak stworzyć brief mówię na szkoleniu Akademii Przedsiębiorczego Architekta. Jeśli chcesz dołączyć w kolejnej edycji lub zarezerwować swoje miejsce, zapisz się na listę zainteresowanych.
Przeczytaj także…
Funkcja trackback/Funkcja pingback