Dlaczego projekt wnętrz się przeciąga i ma nieskończoną ilość poprawek?

Ostatnia aktualizacja: 25 listopada 2021

Projekt wnętrz pochłania kolejny, nieprzewidziany tydzień pracy, a lista poprawek, które przesyła Ci klient stale się wydłuża? Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego tak się dzieje i jak temu zaradzić.

Wolisz oglądać lub słuchać? Masz ochotę dowiedzieć się jeszcze więcej?
Obejrzyj odcinek #ABCPrzedsiębiorczegoArchitekta lub posłuchaj podcastu.

Dlaczego projekt wnętrz się przeciąga i ma nieskończoną ilość poprawek? Nie musi tak być!

Brief – będę powtarzać jak mantrę, ale to kluczowy element procesu projektowego, który diametralnie wpływa na pracę nad projektem. 

Co to brief i jaki ma wpływ na projekt wnętrz?

Brief to wytyczne projektowe i przekazujemy je klientom do akceptacji. Żebyśmy mieli dobrze przygotowane wytyczne, musimy zadać wiele pytań. Tych pytań powinno być całkiem sporo, żebyśmy dostali konkretny feedback od klienta, dotyczący każdego pomieszczenia – kolorystyki, stylistyki, wyposażenia i, oczywiście, budżetu. W moim formularzu jest 80 pytań bazowych, ale w zależności od ilości łazienek czy innych pomieszczeń, ilość pytań wzrasta, ponieważ każde z nich analizujemy oddzielnie.

Jeżeli troszeczkę mnie znasz, wiesz, że pracuję na formularzu online z pytaniami do klienta. Klient z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu, może sobie otworzyć formularz poprzez link (bez logowania) i wypełnić pytania. Na tej podstawie wykonujemy brief wstępny, a potem uszczegóławiamy go na spotkaniu z klientem, wymieniamy się komentarzami, także w pliku online, a docelowo powstają precyzyjne wytyczne, które przesyłamy do pisemnej akceptacji przez klienta. 
Więcej o moim procesie projektowym piszę w tym artykule. Możesz go także wdrożyć u siebie, np. z pomocą Workbooka „Proces projektowania wnętrz od środka”.

Zły brief lub jego brak to pierwszy krok do niekończących się poprawek w projekcie wnętrz.

Analiza potrzeb klienta i brief to pierwszy etap projektu. To właśnie z niego rodzą się największe problemy. Efekt? Projekty bardzo się wydłużają.  Najczęściej, głównym powodem jest to, że:

• w ogóle nie ma briefu,
• brief jest pisany zbyt ogólnikowo,
• wytyczne nie zostały zaakceptowane pisemnie przez klienta lub nie miał on nawet okazji się z nimi zapoznać.
  
  W tym artykule omawiam 5 największych błędów podczas tworzenia briefu. 

Jeśli takie błędy pojawią się już w pierwszym etapie, efektem jest długa lista poprawek, niedomówień. Nagle okazuje się, że klient woli okrągłe baterie, zamiast prostokątnych. Nie lubi narożników, a drzwi wymarzył sobie ukryte, pokryte fototapetą w wielkie liście. Jeszcze gorzej, gdy przypomni sobie o tym na raty, a my po raz n-ty musimy włączyć nowe wizualizacje i tracić czas.

Z doświadczenia wiem, często zdania w briefie potrafią być zbyt ogólnikowe.
Np.: ceglana ściana. Dobrze, ale…

• Gdzie ma być ta cegła?
• W jakim wybarwieniu?
• Jaka fuga?
• Ile ma być tej cegły?
• Jeżeli ta cegła nie jest od ściany do ściany, tylko gdzieś się kończy,  to co zadzieje się dalej i czy taki detal zakończenia odpowiada klientowi? 

Na pewno już widzisz, co mam na myśli.

Jakie kroki wprowadzić w pierwszym etapie pracy, żeby projekt wnętrz nie przeciągał się w nieskończoność?

• Dobrze przygotować brief. Możesz skorzystać z mojego wzoru, przeczytać artykuł lub przerobić kurs.
  

• Stwórz  formularz z pytaniami online. Tak, żeby klient mógł je na spokojnie przeczytać, zobaczyć przykłady, zdjęcia. Z tego artykułu dowiesz się, jakie są największe 4 błędy w analizie potrzeb klienta. Możesz także skorzystać z gotowego formularza lub kursu na ten temat. 

• Spisuj wszystkie informacje od swojego klienta do jednego pliku, najlepiej także w chmurze, z dostępem online i możliwością komentowania przez klienta. Możesz wykorzystać Dokumenty Google. 

• Daj czas, aby klient miał szansę zapoznać się z tymi wszystkimi pytaniami, wytycznymi, przykładami. To ważne, aby nie musiał podejmować decyzji w pośpiechu i nieświadomie (nie widząc przykładów). 

• Jeśli masz spotkanie z klientem, wszystkie nowe informacje, niuanse i szczegóły, dodawaj do pliku. 

• Jeżeli udostępniasz klientowi opcję komentowania, tak jak u nas, to rzeczy, które pojawiają się w komentarzach, powinny prowadzić do konkretnego wniosku. Np. klient decyduje się na jedno, konkretne rozwiązanie i wtedy wpisuj je ostatecznie do briefu (nie zostawiaj tej wiadomości tylko w komentarzach, bo łatwo o tym zapomnieć).

• Brief koniecznie dostarcz klientowi do pisemnej akceptacji. Dopiero po zaakceptowaniu briefu przejdź do projektowania. Jeśli zgodnie z plikiem zaprojektujesz np. szarą kuchnię, a klient powie, że jednak chce iść w błękity – masz dowód wspólnych ustaleń.

Dodatkowy tip

Rób brief w punktach. Dzięki temu stworzysz sobie od razu checklistę do projektu i łatwo sprawdzisz, czy wszystko, co zaprojektowałeś, jest zgodne z wytycznymi klienta.  

Umowa i harmonogram projektu określają jasne zasady współpracy przy projekcie wnętrz.

Jaki jest kolejny problem związany z tym, że projekt się przeciąga?

Brak umowy i brak określonego harmonogramu:

• co i kiedy dostarczysz,
• na jakich zasadach (ile wersji projektu pokazujesz, ile wizualizacji lub innych plików, w jakiej ilości, itp.),
• ile można zgłosić poprawek i na jakiej zasadzie, 
• ile czasu na odpowiedź ma klient,
• co się dzieje, jeżeli tej odpowiedzi nie otrzymasz w odpowiednim czasie. Jakie są konsekwencje?

Im więcej ustalisz, tym lepiej. Każdy szczegół, zapisany i ustalony, niweluje niedomówienia i rozmowy, które zaczynają się od „a ja myślałem…„. Jeżeli chcesz się dowiedzieć więcej na temat umowy, zobacz ten artykuł. Możesz także skorzystać z gotowego wzoru umowy z komentarzem prawnika. 

Kluczowa jest asertywność. Czasem bywa tak, że np. na pierwszym etapie klientowi się spieszyło, a teraz już mu się nie spieszy, przestaje odpisywać, nie dotrzymuje terminów. Musisz powiedzieć i poinformować klienta, że nie możesz czegoś wykonać później. Jasno pokaż, że masz swoje plany, harmonogram działań. Wyjaśnij, że takie opóźnienie prac będzie skutkowało tym, że albo będziecie musieli zrezygnować z tego projektu i wypowiedzieć umowę, albo będzie się to wiązało z dodatkowymi kosztami.

Po to ktoś podpisuje z Tobą umowę i po to jest harmonogram, żeby się ich trzymać. To oczywiście dotyczy obu stron. Musi się tego trzymać klient oraz Ty, jako projektant wnętrz. Oczywiście mogą być wyjątkowe sytuacje, rzeczy nieprzewidziane. Wtedy musimy się dogadać, podpisać aneksy do umowy i ustalić przedłużenie, ale to są wyjątki, nie norma.

Jeżeli masz swoją strategię działania, to doskonale wiesz, jak wygląda krok po kroku praca nad projektem. Wiesz co będzie każdego kolejnego dnia, ile musisz wykonać danych rzeczy, na kiedy i jak to będzie wyglądać. Doskonale wiesz o tym, co powinno się znaleźć w ofercie i potem też w umowie.

Dzięki temu, każdy wie, na czym stoi. To daje duży komfort działania i pracy, zarówno projektantowi wnętrz, jak i klientowi. On po prostu wie, czego może wymagać i oczekiwać.

Jeśli jesteś ciekawy, jak stworzyć dobrą i skuteczną ofertę zobacz ten artykuł. W Akademii Przedsiębiorczego Architekta znajdziesz pełen kurs o tworzeniu skutecznej oferty, który jest także dostępny stałe w sklepie. Przygotowałam także gotowy szablon oferty.

Co zrobić, aby projekt wnętrz przebiegł sprawnie?

• Podpisz dobrą umowę.

• Precyzyjnie określ harmonogram działań.

• Opracuj szczegółowo swój system działania. 

• Popracuj nad asertywnością.

• Usprawnij proces projektowy – czy jesteś w stanie napisać scenariusz pracy nad projektem, krok po kroku, od wysłania oferty po zakończenie współpracy? To ułatwi Ci pracę, a klient będzie wiedział, czego się spodziewać.

• Ogromną wagę przywiązuj do analizy potrzeb i wytycznych projektowych, które koniecznie musi pisemnie zaakceptować klient (jako załącznik do umowy).

• Edukuj klienta:
  • pokazuj przykłady,
  • omawiaj dane rozwiązania,
  • pokaż plusy i minusy danych rozwiązań. 

• Pracuj na budżecie, aby projekt był możliwy do realizacji. 

Jeśli ten materiał był dla Ciebie pomocny i wartościowy, podziel się nim dalej i zostaw komentarz. Co Twoim zdaniem też rozciąga projekt?

Przeczytaj także…

Udostępnij

Tweet

Zapisz