Ostatnia aktualizacja: 23 maja 2024
Analiza potrzeb klienta i opracowanie formularza to już 5. krok w wyzwaniu #ABCPrzedsiębiorczegoArchitekta i pięty etap budowaniu swojego biznesu projektowego. Jeśli przegapiłeś poprzednie kroki, przygotowałam streszczenie:
- Krok fundamentalny dla Twojego biznesu: STRATEGIA MARKI PROJEKTOWEJ
- Usprawnianie projektu, czyli: OPRACOWANIE PROCESU PROJEKTOWEGO
- Efektywne wykorzystanie czasu: PLANOWANIE W PRACY ARCHITEKTA WNĘTRZ
- Pozyskiwanie nowych klientów: OPRACOWANIE DOBREJ OFERTY NA PROJEKT WNĘTRZ
Jesteśmy w punkcie, kiedy poprzez dobrą ofertę udało Ci się pozyskać nowego klienta.
Dokładnie wiesz, jakie kroki podejmiesz, aby zrealizować dobry projekt, ponieważ powinieneś mieć opracowany sprawny proces projektowy.
Jednak, pomiędzy podpisaniem umowy (mam nadzieję, że to u Ciebie punkt obowiązkowy współpracy) a rozpoczęciem projektowania, stoi analiza potrzeb.
Rozpoczynając swoją przygodę i prowadzenie działalności 15 lat temu, także nie zadawałam tak dużo i tak szczegółowych pytań. Moją historię ulepszania procesu projektowego oraz powstania formularza możesz przeczytać w artykule, w którym piszę o narzędziach ułatwiających pracę architekta wnętrz.
Jeśli chcesz:
- zaoszczędzić czas automatyzując
- robić mniej poprawek
- zwiększyć zadowolenie klienta
to dobra analiza klienta w formie gotowego formularza jest kluczowa.
Analiza potrzeb klienta – jakich błędów unikać?
1. Pytania bardzo ogólnikowe.
Takie pytania są utrudnieniem i dla Ciebie i dla osoby, która zwróciła się do Ciebie o pomoc w zaprojektowaniu wnętrz.
Klient, przekazując Ci ogólne informacje, nie zdaje sobie sprawy ze wszystkich możliwości dostępnych na rynku, więc nie będzie precyzyjny. Operuje ograniczoną wiedzą na temat wnętrz i ma własne przekonania. Może mu się wydawać, że dokładnie wie, o co pytasz, a w praktyce okazuje się, że zupełnie co innego miał na myśli. Dochodzi do nieporozumień i kolejnych zupełnie zbędnych poprawek.
Inwestor zapewnia Cię, że nie chciał danej baterii, kanapy, lampy, materiału. Architekt wnętrz jest przekonany i świadomy tego, co otrzymałeś w odpowiedziach od klienta. Źródłem problemu jest właśnie brak precyzji i maksymalnego upraszczania procesu analizowania potrzeb.
Dlatego w formularzu z pytaniami do klienta – najlepiej w wersji online – warto dodać zdjęcia, wizualizacje i przykłady tego, o co pytasz. Zleceniodawca będzie widział, jaki ma wybór i jakie koszty wiążą się z danym rozwiązaniem (dodawaj cenę do przykładów).
Efektywna analiza potrzeb klienta
Jak do tego podejść? Tworzysz zestawy pytań i je uszczegóławiasz.
Konkretne pytania, dotyczące jednej rzeczy + zdjęcie / wizualizacja / przykład + określenie widełek cenowych, znacznie ułatwi podjęcie świadomej decyzji przez Twojego klienta oraz ułatwi Ci dalszą pracę.
Problemem zbyt ogólnikowych pytań jest również to, że wnętrze składa się z wielu elementów, jeśli pytasz tylko o podstawowe informacje, takie jak kolor i model drzwi, kolor podłogi czy preferowany styl, nadal błądzisz po omacku i masz 50% szans na to, że trafisz w gust Inwestorów.
Znasz już bazę do projektu, jednak co z całą resztą i detalami? Skąd wiesz, jaki rodzaj obicia kanapy chce mieć klient? Może nie lubi drewnianych lub metalowych nóżek mebli, nie uznaje frezowanych frontów lub szczerze nie znosi grubych zasłon?
Nie dowiesz się tego, jeśli nie zapytasz, tworząc formularz online dla klienta architekta wnętrz, zwiększasz szansę na to, że obejdzie się bez większych poprawek w projekcie lub w ogóle ich nie będzie!
2. Brak edukacji i uświadomienia klienta, czemu służy analiza potrzeb.
Wielokrotnie otrzymałam pytanie, jak ja to robię, że moi klienci nie mają problemu z wypełnieniem formularza i chcą go wypełniać. Odpowiedź jest prosta i trudna zarazem.
Prosta, ponieważ chodzi o edukację klienta. Staram się, aby przeszedł pewną ścieżkę, zanim do mnie trafi i mnie lepiej poznał. Oswoił się z moim studiem projektowym i sposobem działania oraz uświadomił sobie, na czym polega proces aranżacji wnętrz.
Trudna, ponieważ to wymaga od nas czasu i wysiłku, aby stworzyć kolejne treści (np. na sekcję blogową) lub napisać dobry tekst maila czy opracować argumentację przedstawioną klientowi na spotkaniu.
W końcu jak to wszystko zrobić, kiedy na głowie mamy projekty, obowiązki, a plan dnia pęka w szwach? Jednak raz poświęcony czas zaowocuje późniejszą oszczędnością i sam się przekonasz, jak wiele możesz zyskać. Przeczytaj artykuł o efektywnym czasie pracy architekta wnętrz, aby zaplanować realnie blok czasowy, który przeznaczysz na wypełnienie formularza.
Obiekcje i obawy przed zastosowaniem formularza
Zauważam, tuż po premierze mojego kursu Jak stworzyć online szablon z pytaniami do klienta, że pojawiło się sporo wątpliwości ze strony architektów oraz ich obawy przed obiekcjami ich klientów.
Jeśli masz zrobiony dobry formularz, opracowany nieskomplikowany system, który nie wymaga od klienta wielokrotnego logowania się, skomplikowanej edycji oraz prezentujesz wizualną interpretację pytań, nie masz czego się obawiać. Klient z pewnością doceni to, że nie musi poświęcać wielu godzin na spotkanie z Tobą, a sam formularz może uzupełnić wtedy, kiedy tylko ma na to ochotę i czas.
,,Chciałam dać znać, że jestem po pierwszym wysłanym formularzu. Został wypełniony błyskawicznie i bez żadnego oporu. Już teraz czuję, że mocno zmieni on moje życie 🙂 Rano obudziłam się a na dysku miałam już masę cennych informacji. Fajne narzędzie – dziekuję ! :)” Paulina P.
Jeśli tylko dodatkowo wyjaśnisz klientowi, że wypełnienie takiego formularza to większy komfort i spokojne podjęcie świadomych decyzji w dogodnym dla siebie momencie, zapewniam Cię, że czekają na Ciebie same zalety takiego rozwiązania. Możesz zaznaczyć tym samym, jak wiele decyzji należy podjąć oraz jak wiele pracy musisz wykonać, aby wszystkie przekazane przez formularz informacje stworzyły spójny i wymarzony projekt.
Wiele razy zdarzyła mi się sytuacja, kiedy klient mówił, że nie zdawał sobie sprawy z tego, że istniało dane rozwiązanie. Dzięki zastosowaniu formularza dla architektów wnętrz rozszerzasz wachlarz możliwości dla klienta i pokazujesz swój profesjonalizm.
Elastyczność i wygoda wypełniania formularza
Wypełnianie odpowiedzi może mieć miejsce w dowolnym momencie – o 6 rano lub 3 w nocy, gdy Ty śpisz. Przygotowanie pytań zajmie Ci czas tylko raz. Potem bardzo szybko możesz przesłać formularz do klienta za pomocą linku. Dzięki temu może on z większym wyprzedzeniem przygotować się do spotkania z Tobą. Czas, poświęcony na spotkanie, zostanie bardziej wykorzystany.
Ja korzystam z gotowego formularza online. Stworzyłam go, korzystając z Google Formularze i to narzędzie umożliwia spełnienie wszystkich tych warunków, o których piszę.
3. Skomplikowany proces odpowiadania na pytania.
Bardzo często spotykam się, z tym że wysyłane są pliki PDF, które nie mają możliwości edycji. Klient głowi się jak go wypełnić. Musi go drukować, skanować lub przepisywać pytania do pliku typu Word. Ogólnie zniechęca się i bardzo często rezygnuje.
Wygodniejszym sposobem są aplikacje i programy, do których klient może się zalogować. A najlepszym rozwiązaniem – według mnie jest stosowanie formularza online. Warto zadbać o to, aby forma formularza była jak najbardziej intuicyjna, prosta i przyjazna dla klienta.
Nieraz zdarza się, że w pliku umieszczone są pytania, na które trzeba odpowiadać pełnymi zdaniami. Musisz być świadomy, że klient może wcale nie znać odpowiedzi. Potrzebuje wskazówek i podpowiedzi. Trzeba go poprowadzić za rękę.
Analiza potrzeb klienta – jak to ułatwić?
Narzędzia do tworzenia formularza z pytaniami do klienta
Gotowy formularz z pytaniami możesz przygotować np. w Google Formularze – ja z niego korzystam. Jednak pamiętaj o posiadaniu Google Suite – konta firmowego, aby móc zbierać w formularzu dane klienta, np. adres e-mail (zgodnie z Rodo). Możesz skorzystać także z Typeform. Takich narzędzi jest dużo więcej. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś przetestował kilka i sprawdził, które najbardziej Ci odpowiada.
Dzięki ich zastosowaniu klient nie musi się nigdzie logować oraz może wypełnić bardzo intuicyjny formularz, dostępny online. Jedyne, czego potrzebuje, to dowolnego urządzenia z połączeniem z Internetem.
4. Analiza potrzeb klienta oparta tylko na inspiracjach od klienta.
Czasem zdarza się, że analiza potrzeb bazuje tylko na inspiracjach od klienta. To duży błąd. Już wielokrotnie miała miejsce sytuacja, kiedy okazało się, że w inspiracji nie chodziło o całokształt, tylko o dany element. Klientowi chodziło np. tylko o kolor kanapy, a nie sam kształt, teksturę poduszki czy układ funkcjonalny.
Wynikiem tego są kolejne poprawki wykonywane przez architekta wnętrz i szukanie nowych rozwiązań. Tak naprawdę musimy wrócić do początku i ponownie zadać pytania, o których zapomnieliśmy wcześniej. Każdej ze stron zależy na czasie, pojawia się presja i nieporozumienia, a tego można przecież uniknąć.
Dlatego pamiętaj – inspiracje to tylko dodatek i powinny one zawierać komentarz Twojego klienta, abyś nie błądził po omacku.
Zalety i pytania formularza z pytaniami
O zaletach oraz pytaniach, jakie warto zadać klientowi podczas analizy potrzeb pisałam w odrębnym artykule. Bardzo Cię zachęcam do przeczytania go już teraz, aby mieć komplet informacji.
O tym, jak stworzyć swój formularz z pytaniami dowiesz się więcej w ramach Akademii Przedsiębiorczego Architekta. Możesz zapisać się na listę zainteresowanych i zarezerwować swoje miejsce.
Follow my blog with Bloglovin
