Ostatnia aktualizacja: 29 stycznia 2022
Dzisiejszy temat to delegowanie zadań. Zdecydowanie zbyt często bierzemy na swoje barki zbyt dużo. Po głowie zaczyna nam chodzić pomysł budowania zespołu, ale nie do końca wiemy, od czego zacząć i czy to na pewno JUŻ?
Czy możemy coś z tym zrobić, czy nie? Jeśli się nad tym zastanawiasz i właśnie jesteś w takiej sytuacji, trafiłeś genialnie! Nie obejdzie się bez krótkich anegdot i z pewnością nie zabraknie dzielenia się doświadczeniem. Jednak prowadzenie własnego studia projektowego niemal 16 lat to sporo do poopowiadania.
Poniżej znajdziesz nagranie wideo i podcast, w którym mówię o delegowaniu zadań. Treści wzajemnie się uzupełniają, dlatego gorąco Cię zachęcam do przeczytania artykułu i wybrania dodatkowego formatu, wygodnego dla Ciebie 🙂
Kiedy jest dobry moment na delegowanie zadań i budowanie zespołu?
- Gdy nas stać.
- Gdy praca za godzinę kogoś innego będzie tańsza niż nasza godzina.
- Gdy mamy opracowany system pracy — bez tego nie mamy co delegować i spodziewać się, że rezultaty będą takie, jak się spodziewamy.
- Gdy robimy zdecydowanie zbyt dużo i nie wyrabiamy się w terminach lub chcemy delegować zadania, które nie sprawiają nam przyjemności.
Od czego zacząć delegowanie zadań?
Pierwszym krokiem musi być opracowana strategia działań firmy i marki, o której pisałam już wielokrotnie na blogu. Bez tego nie uciągniemy. Znam mnóstwo osób, które zlecając część prac, bardzo się zawiodły i wróciły do samodzielnej pracy, obwiniając o wszystko drugą stronę. Wina jednak leżała po stronie zlecającego, który nie miał precyzyjnie spisanych oczekiwań i nie sprawdził kompetencji swojego podwykonawcy.
Warto zadać sobie kilkadziesiąt pytań, aby dobrze się przygotować. Strategia marki pomoże Ci na każdym etapie. To fundament i podstawa skutecznych działań w każdy obszarze twojego projektowego biznesu. Cały proces tworzenia strategii marki projektowej opisałam w workbooku oraz omówiłam w kursie online Jak stworzyć plan działania swojej firmy, dedykowanym projektantom wnętrz.
Zobacz artykuł, w którym opisałam cały proces, który mamy do przejścia, gdy chcemy zlecać zadania. Budowanie zespołu a delegowanie pojedynczych zadań jest równoważne. Nieistotne jest to, czy chcesz zlecić prowadzenie social media, czy szukasz projektanta wnętrz do zespołu. Droga do przejścia jest w zasadzie identyczna.
Budowanie zespołu musi być przemyślane i mieć konkretny cel
Jeśli chcesz coś zlecić, to zastanów się, dlaczego akurat tę rzecz chcesz oddelegować. To kiedy pracujemy, w jakich godzinach, w jakich dniach, nad jakimi projektami (czy dużymi, małymi, w jakiej stylistyce) i z jakimi klientami — tak naprawdę zależy od nas.
Delegowanie powoduje, że możemy uwolnić się od tego, co nam nie pasuje. Nie musimy robić wszystkiego. Możemy znaleźć do zespołu takie osoby, aby wzajemnie się uzupełniać.
Już jakiś czas temu Magda, z którą współpracuję, obsługiwała jedną z kursantek i odpisywała jej wieczorem. Ja uczę, żeby sobie dobrze zaplanować czas pracy. Mówiłam wielokrotnie, że wieczorami nie pracuje. Otrzymaliśmy odpowiedź: „A jednak pani pracuje po nocach”.
Oczywiście nie odpisywałam ja, a osoba z mojego zespołu. Ja nie pracowałam wieczorem, a jednocześnie zachowaliśmy poziom obsługi klienta. Podobnie z kompetencjami. Jeśli nie lubisz robić wizualizacji, to może właśnie to warto zlecić w pierwszej kolejności? Czy to nie jest świetna perspektywa?
Jeżeli mówimy, że nie mamy wyjścia i coś jest niezależne od nas, to są tak naprawdę tylko i wyłącznie nasze przekonania. Możemy z nimi powalczyć. I do tego bardzo Cię zachęcam. Ale to, co jest ważne, to żeby sobie uświadomić, że to są właśnie przekonania, a niekoniecznie rzeczywistość. Wydaje nam się, że coś trzeba, że to się powinno, że musimy, ale w rzeczywistości możemy dokonać wyboru.
Delegowanie zadań to także konkretne procesy, zasady i procedury
Opracuj schemat delegowania. Jak dana rzecz ma być przygotowana? W jakim formacie i rozdzielczości? W jakim czasie? Ile sztuk ma być przygotowane i wrzucone na dysku Google czy mailu? Każdy detal ma znaczenie. Jeśli chcesz być zadowolony, to musisz wyszkolić osoby pracujące z Tobą. One nie będą czytać w Twoich myślach i spełniać fantazji, jeśli im o nich nie powiesz.
Jedno z moich ostatnich szkoleń w ramach Akademii Przedsiębiorczego Architekta porusza właśnie ten temat: Jak budować zespół, jakich błędów nie popełniać? Z kursu dowiesz się:
- Kiedy warto pomyśleć o wsparciu i budowaniu swojego zespołu?
- Od czego zacząć budowanie zespołu?
- Na jakie pytania należy sobie odpowiedzieć, zanim zaczniesz szukać pracowników?
- Kiedy jest dobry moment na budowanie zespołu?
- Jak przeprowadzić rekrutację?
- Czy budowanie zespołu na podstawie talentów jest skuteczne?
- Jakie są cztery kroki rozwoju pracownik?
- Jak opracować kwestie organizacyjne w firmie?
Budowanie zespołu to proces
Postanowiłam, że dodatkowo podzielę się z Tobą moją historią. W końcu najlepiej uczymy się na doświadczeniach. Delegowanie zadań i budowanie zespołu to proces. Czasem coś musi odejść, aby przyszło nowe. Po wielu latach pracy nastąpił dzień, w którym musiałam pożegnać cały mój ówczesny zespół. Część osób sama odeszła, z częścią musiałam się pożegnać.
Wszystko było nie tak. Nie działało. Czułam, że jak nie wprowadzę radykalnych zmian, to oszaleję. Przestałam szukać winy na zewnątrz. Zaczęłam zmieniać siebie swoje podejście i system pracy. Tak naprawdę budowałam go od nowa.
Zaczęłam spisywać, co jak ma działać. Jak tworzymy maile do klientów, jak projekty, jak rysunki. Uświadamiałam współpracowników, że ponoszą całą odpowiedzialność za to, co robią. Miałam już dość syndromu ofiary, zarówno po ich stronie jak i mojej własnej. Wiele osób myśli, że jak idzie pracować dla kogoś, to bierze pieniądze za pracę, bez względu jak jest wykonana. „Przecież” to nie moja firma, niech się szef martwi” – mówią. Nie zdają sobie jednak sprawy, że jeśli szef „nie ogarnie”, nie będą mieć pracy…
Każdy ma realny wpływ na swoje życie i firmę, w której pracuje. O ile nie zrzuca winy za swoje czyny na innych. Uświadamianie tego swoim partnerom w biznesie jest bardzo ważne.
Chciałabym Cię uprzedzić, że budowanie zespołu to nie zawsze droga usłana różami. Może być trudno, możesz trafić na nieodpowiednie osoby. Dlatego tym bardziej warto się dobrze przygotować. Ja musiałam w pewnym momencie się zatrzymać i podważyć wszystkie swoje systemy. Wiesz już co zrobić, aby uniknąć wielu błędów. Trzymam mocno kciuki za Twoje efekty. Daj znać w komentarzu, czy ten artykuł był dla Ciebie przydatny.
Zobacz także…
Funkcja trackback/Funkcja pingback