Ostatnia aktualizacja: 4 grudnia 2020
Jak zaplanować pracę projektanta wnętrz?
Niedawno napisała do mnie Pani z pytaniami, które zapewne zadaje sobie wielu z was.
,,Jak radzić sobie z 5 projektami na raz jak się ma tylko 2 ręce:/ jak egzekwować rozliczenia? Ile powinien kosztować projekt 100 m2? Czy podpisywać umowy? Jak mieć czas wolny w natłoku spraw? „
Nie wiem, czy jestem w stanie, w jednym poście, na nie odpisać, ale spróbuję. Pierwsza pytanie, jakie trzeba sobie zadać to, jaki zasób narzędzi posiadasz. Nie chodzi mi tylko o oprogramowanie czy moc komputera, ale jakie masz zasoby. Czy masz rodzinę, która Ci pomoże? Jakie są Twoje priorytety? Czy zastanawiałeś się, ile chciałbyś zarabiać? Jak to się przekłada na ilość projektów? Ile musiałby kosztować projekt, jeśli zamiast 5 robiłbyś tylko 4?
Planowanie projektów wnętrz
Niby to wszystko takie proste, ale większość projektantów nie ma pojęcia o planowaniu. Dlaczego ? Ponieważ w szkole nikt ich nie uczył, jak założyć firmę, czym różni się Vat od podatku dochodowego. Nie wiemy jaki sposób rozliczenia wybrać na start i jak zarządzać swoim czasem. Wiesz, o czym mówię?
Brakuje nam podstaw. Z biegiem czasu jak rozwijamy swoją firmę, skupiamy się na zaspakajaniu potrzeb klientów, a zapominamy o swoich marzeniach i celach. Zapewne wiesz, jak czas Ci ,,znika” gdy nagle budzisz się, że jest 3 w nocy a Ty nic nie zjadłeś, od 13. Masz wrażenie, że ciągle pracujesz, a praca przestała Cię już tak cieszyć, jak na początku?
Co można zrobić? Zacząć małymi krokami wprowadzać zmiany i nauczyć się planować. Ja polecam Ci narzędzie Google dysk i Google kalendarz. Wystarczy, że założysz sobie darmowego maila na Gmailu lub G-suit i będziesz mógł cieszyć się tymi wspaniałymi narzędziami.
Google kalendarz
Google kalendarz umożliwia tworzenie harmonogramu prac projektowych, pod każdy projekt, niezależnie ile ich masz. Możesz też w nim zmieniać kolory i przesuwać dane zadania na inne dni lub rozciągać jednym kliknięciem czas na dane zadanie.
Na temat planowania projektów w kalendarzu Google nagrałam cały kurs online. Koniecznie zajrzyj na agnieszkapasiekaadamek.com. Szkolenie znajdziesz pod nazwą: Jak rozpisać w kalendarzu każdy projekt z podziałem na etapy?
Kalendarz Google to tylko narzędzie, aby sprawnie zacząć planować trzeba nauczyć się również rozdzielać zadania. Tworzyć bloki czasowe do poszczególnych etapów.
Do tego stworzyłam szablon planowania etapów projektu. Jego najprostszą wersję możesz pobrać za darmo wraz z innymi bonusami. Dzięki niemu zacznie świadomie planować poszczególne kroki. Nauczysz się spisywać etapy projektu, jakie tworzysz dla danego klienta. Kolejnym krokiem będzie naniesienie ich na kalendarz Google.
Dla moich kursantów np. z Kursu o tworzeniu dokumentacji technicznej przygotowałam taki szablon pod rozpisanie każdego rysunku dla całej dokumentacji technicznej.
Jak korzystać z szablonu Canva do planowania projektowania wnętrz?
Najprościej będzie ci utworzyć konto w darmowym programie online Canva. Następnie kopiujesz do siebie mój szablon. Wchodzisz na poszczególne fiszki i wpisujesz swoje etapy. Jeśli nie wiesz, ile ich masz, to ten szablon pokaże Ci, z ilu etapów projektowania wnętrz, ja najczęściej korzystam.
Możesz też wydrukować moją wersję szablonu, pociąć nożyczkami i poukładać na stole w swojej kolejności, a następnie nanieść zmiany w programie Canva.
Taki wydruk przyda się przy każdym kolejnym projekcie. Co więcej, warto przy pierwszych 3-6 projektach zacząć kontrolować czas pracy nad danym zadaniem lub etapem i wpisywać go w szablon. Po kilku miesiącach będziesz wiedzieć, czy Twoje założenia czasowe z kalendarza są realne, czy też może dajesz sobie za mało, lub za dużo czasu na dane zadanie.
Co zyskasz dzięki planowaniu etapów projektowania wnętrz?
Ja uwolniłam 80% czasu. Nie od razu. Małymi krokami. Dzięki analizie co ile mi zajmowało czasu i jakie etapu muszę usprawnić, zyskałam cenne dane, które umożliwiły mi szybki rozwój. Zaczęłam działać w przemyślany i zorganizowany sposób. Zyskałam dużo czasu na rozwój osobisty i moich współpracowników i zaczęłam więcej zarabiać. Aby się to udało, trzeba działać już dziś. Nie odkładaj decyzji o zmianach na jutro.
Dla kogo tworzysz projekty wnętrz?
To pytanie jest ważne, w kontekście, ile projektów musisz zrobić, aby uzyskać swój cel finansowy. Jeśli nie wiesz, dla kogo pracujesz, kim jest Twój idealny klient, będzie Ci ciężko planować ilość i rodzaj projektów. Całkiem sporo mówię o tym na szkoleniu o Tworzeniu planu działania oraz w Workbooku styczniowym i Workbooku z checklistami, które wydałam w maju.
Jeśli chcesz odpowiedzieć na to pytanie, weź kartkę papieru i zapisz:
- Co dla Ciebie jest ważne, przy współpracy z klientem?
- Jaki był Twój ulubiony klient, dla którego pracowałeś?
- Mój najgorszy klient to…uzasadnij dlaczego?
- Ile chce pracować? Ile dni ? Godzin?
- Ile mogę pracować ze względu na inne obowiązki rodzinę, dzieci?
- Czy chcę robić projekty samodzielnie, czy część pracy delegować?
- Komu mogę zlecić zrobienie części projektów?
To na czym ja bym się skupiła, to spisanie wizji klienta idealnego. Kim on jest? Jak żyje ? Jakie problemy chcemy jego rozwiązać? Czy chcemy robić projekty pojedynczych pomieszczeń, czy może całe domu lub biura? Kolejna kwestia to czas, w jakim chcemy pracować? Ilość dni w tygodniu? Na końcu powinniśmy ustalić, ile chcemy zarabiać na godzinę, ale o tym w kolejnym artykule.
Jak już mamy spisane potrzeby i ogólną wizję zaczynamy planować promocję oraz komunikację na stronie internetowej. O tym napiszę w innym artykule.
Dobra Umowa dla architekta wnętrz
Kolejny aspekt, o jakim pisała moja czytelniczka to umowa. Do jakiego prawnika się udać po poradę lub stworzenie umowy? Koszt nowej umowy może sięgać 1200 zł. Dla niektórych to zawrotna kwota. Jednak dobra umowa to postawa. Będzie Cię dobrze chronić, ale też jej treść pokaże co i kiedy dostanie klient.
Na forach FB widzę często pytania: jak dobrze stworzyć umowę o projekt aranżacji wnętrz. Każdy ma swoje doświadczenia i sugeruje coś innego. Myślę, że jednak najmądrzejszym posunięciem będzie stworzenie umowy, opartej o konsultacje z prawnikiem.
W internecie krążą różne wzory umowy dla architekta wnętrz. Niestety nie masz pewności, czy są one dobre dla Ciebie i zabezpieczają twoje działania. Wiem, że konsultacje z prawnikiem kosztują, ale to najlepszy krok, jaki możesz zrobić.
Na temat umowy napisałam cały artykuł tu, w którym linkuje do wzoru umowy wraz z komentarzami, jaki stworzyła specjalnie dla mnie adwokat Agata. Klimkę-Nowak
Jak egzekwować rozliczenia?
Drugie pytanie mojej czytelniczki to jak sprawić by klienci nam płacili? Jeśli poinformujesz klienta precyzyjnie o tym, co dostanie a czego nie, spiszesz to w umowie, weźmiesz zaliczkę albo nawet bezzwrotny zadatek, będziesz wystawiać faktury do każdego etapu, to powinieneś zminimalizować ryzyko braku wynagrodzenia za swoją pracę do minimum.
Czy mogą zdarzyć się nieuczciwi kontrahenci? Jasne, że tak.
Pamiętaj jednak, że nie z każdym klientem powinieneś pracować. Jeśli czujesz, że coś może pójść nie tak, lepiej odpuścić na samym początku.
Sygnałem może być np. unikanie podpisania umowy. Ja wierzę w intuicję, która zawsze mi podpowiada czy dany klient jest dla nas lub nie. Możecie się wspomóc też precyzyjną komunikacją jednakowo na stronie internetowej, w ofercie, w mailu czy na spotkaniu. Kilkukrotnie wyjaśnijcie, co będziecie robić, kiedy i jak, a czego się nie podejmujecie.
Jeśli chcesz pracować bez umowy, to z góry narażasz się na rozciąganie projektu w nieskończoność, brak płynności finansowej i stres.
Stworzenie harmonogramu etapów projektu i podanie terminów płatności jest tu kluczowe. Działając bez planu ani klient nie może być pewien tego, co dokładnie otrzyma ani Ty, kiedy dostaniesz wynagrodzenie i ile czasu spędzisz nad danym projektem.
Wiem jak trudno wydzielać swój czas wolny, jeśli pracujemy dla siebie. Czasami na własne żądanie stajemy się niewolnikami pracy. Zawsze jednak coś możesz zmienić. Zacząć projektować wnętrza według jakiegoś planu i schematu, który z biegiem czasu będziesz ulepszać.
Bardzo ważnym elementem jest też precyzyjny brief. Im więcej informacji tym lepiej. Warto dodawać do pliku z wytycznymi zdjęcia, inspiracje i linki do konkretnych rozwiązań. Ja tworzę brief zawsze na podstawie formularza online z pytaniami do klienta. Spisuje informacje, jakie daje mi klient w pliku online. Tak, aby każdy miał do niego dostęp z dowolnego miejsca i nie trzeba było wymieniać się setkami maili.
Niepilne, ale ważne planowanie
Jeśli znasz ćwiartki Eisenhowera, to z pewnością wiesz, że powinno się głównie skupiać na rzeczach niepilnych, ale ważnych.
My najczęściej robimy tylko to, co pilne i ważne lub tracimy energię na pożeracze czasu.
Warto sobie zadać pytanie: czy przypadkiem nie chcesz projektować wszystkiego? Ogrodów, wnętrz, domów, hoteli, biur.
Może warto się wyspecjalizować. Znaleźć swoją niszę, konkretnych klientów, których chcesz obsługiwać?
Jeśli ten artykuł Ci się spodobał, udostępnij go dalej. Masz pytania, pisz, być może na nie odpowiem w kolejnym artykule.
