Jak założyć działalność jako projektant wnętrz w 2026

Ostatnia aktualizacja: 9 września 2026

Jak założyć firmę projektową i czy w ogóle warto założyć własne biuro projektowe?

Samo wysłanie wniosku o wpis do CEIDG nie jest dziś szczególnie skomplikowane. Problem polega na tym, że zanim dojdziesz do wypełniania formularzy, musisz podjąć kilka znacznie ważniejszych decyzji.

Czy w ogóle potrzebujesz już działalności gospodarczej? W jakiej formie chcesz prowadzić pracownię? Czy działasz sama, czy ze wspólnikiem? Za jakie zobowiązania będziesz odpowiadać swoim prywatnym majątkiem? Jak chcesz się opodatkować? Czy będziesz VAT-owcem? Jak wybrana forma opodatkowania wpłynie na Twój ZUS i składkę zdrowotną?

Dopiero kiedy odpowiesz sobie na te pytania, przychodzi czas na PKD, CEIDG i pozostałe formalności.

Bo przy zakładaniu pracowni projektowej kolejność naprawdę ma znaczenie.

W tym artykule pokażę Ci kilka najważniejszych kwestii. Jeśli natomiast chcesz przejść cały proces od decyzji „chcę otworzyć własną pracownię” aż po konkretne formularze i obowiązki, znacznie szerzej opisuję go w e-booku „Projektant wnętrz i formalności”.

Architekt wnętrz a własna firma projektowa – czy to zawsze dobry pomysł?

Jeśli nie jesteś typem osoby, która lubi kontakt z ludźmi i jest gotowa robić setki innych rzeczy poza samym projektowaniem wnętrz, dobrze się zastanów. Jeśli kochasz stabilizację i stały przychód – również dobrze się zastanów.

Wierz mi, własna firma nie jest dla każdego i nie każdy musi jej potrzebować. Założenie studia projektowego jest stosunkowo proste, ale prowadzenie go to już zupełnie inna historia.

Dlatego decyzję warto podjąć świadomie. Wypisać sobie plusy i minusy i zastanowić się, czy ten model pracy rzeczywiście Ci odpowiada.

Jak założyć własne biuro projektowe i nie żałować? 

Własne biuro projektowe – PLUSY

• niezależność – pracujesz kiedy chcesz i, w zależności od rodzaju projektów, często również skąd chcesz,
• sama decydujesz o tym, jak wyglądają projekty i w jakim kierunku rozwijasz swoją pracownię,
• możesz wybierać klientów – oczywiście pod warunkiem, że masz wystarczająco dużo zleceń,
• możesz zarabiać więcej niż na etacie, jeśli masz odpowiednią liczbę zleceń i dobrze zarządzasz firmą,
• możesz rozliczać rzeczywiste koszty związane z działalnością, np. sprzęt, oprogramowanie, usługi podwykonawców czy wynajem pracowni,
• możesz pracować z domu albo zdalnie i oszczędzać czas na dojazdy,
• możesz korzystać z różnych form finansowania firmowych zakupów, np. leasingu.

Własne biuro projektowe – MINUSY

• nie masz gwarancji regularnych przychodów,
• musisz nauczyć się zarządzać pieniędzmi i płynnością finansową,
• dochodzi księgowość, podatki, ZUS i inne formalności,
• przy dużych projektach możesz potrzebować pracowników albo podwykonawców,
• poza projektantem stajesz się trochę psychologiem, negocjatorem, sprzedawcą, księgowym i prawnikiem,
• pojawiają się koszty sprzętu, programów, ubezpieczeń i – jeżeli jej potrzebujesz – siedziby,
• odpowiadasz za ludzi, którymi posługujesz się przy wykonywaniu projektów,
• odpowiadasz również za błędy popełniane przy wykonywaniu usługi.

Trochę informacji o zakładaniu firmy znajdziesz również we wpisie: Co warto przemyśleć, zanim założysz studio projektowania wnętrz?

Zanim założysz firmę: zastanów się, co właściwie zakładasz

Najpopularniejszym rozwiązaniem wśród projektantów wnętrz jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Jest prosta w założeniu i stosunkowo łatwa w prowadzeniu, ale ma jedną cechę, o której warto wiedzieć zanim, a nie po pierwszym większym problemie z klientem.

Jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest odrębnym od Ciebie podmiotem. To Ty jesteś przedsiębiorcą i odpowiadasz za zobowiązania związane z działalnością całym swoim majątkiem.

Nie oznacza to oczywiście, że każdy projektant powinien natychmiast zakładać spółkę z o.o. Spółka ma z kolei własne koszty, formalności, sposób opodatkowania i zasady działania. Chodzi tylko o to, żeby decyzja była świadoma.

Jeżeli zamierzasz prowadzić pracownię ze wspólnikiem, zatrudniać ludzi, podpisywać duże kontrakty albo rozwijać biznes na większą skalę, formę prawną działalności warto przemyśleć szczególnie dokładnie.

A jeżeli dopiero testujesz rynek, być może nie musisz od razu zakładać firmy.

Od 2026 r. limit działalności nierejestrowanej jest liczony kwartalnie. Możesz korzystać z tej formy, jeżeli spełniasz pozostałe ustawowe warunki, a Twój przychód należny w żadnym kwartale nie przekroczy 225% minimalnego wynagrodzenia. W 2026 r. oznacza to 10 813,50 zł na kwartał. Po przekroczeniu tego limitu musisz oficjalnie zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą.

Pamiętaj jednak CEIDG powinno być końcem pewnego procesu decyzyjnego, a nie jego początkiem.

Nie zawsze także niski obrót oznacza możliwość korzystania ze zwolnienia. Ustawa o VAT wymienia czynności, przy których zwolnienie podmiotowe nie przysługuje. Jedną z nich są usługi w zakresie doradztwa.
I tutaj zaczynają się schody, ponieważ granica pomiędzy wykonaniem projektu wnętrza a doradzaniem klientowi nie zawsze jest oczywista. Dla VAT znaczenie ma to, co rzeczywiście robisz dla klienta, a nie wyłącznie nazwa wpisana na fakturze. Dlatego projekt kompleksowy, pojedyncza konsultacja wnętrzarska, nadzór czy zakupy z klientem trzeba oceniać przez pryzmat rzeczywistego zakresu usługi.

Zobacz artykuł Czy projektant wnętrz musi być podatnikiem VAT? oraz Jaki VAT na usługi projektowe? 8 czy 23% – od czego to zależy?, aby dowiedzieć się więcej.

Własne biuro projektowe – podatek co miesiąc czy kwartalnie?

Nie każdy przedsiębiorca musi wpłacać zaliczki na podatek dochodowy co miesiąc.
Jeżeli rozliczasz działalność według skali albo podatkiem liniowym i rozpoczynasz działalność lub jesteś małym podatnikiem, możesz wpłacać zaliczki kwartalnie. Małym podatnikiem PIT jest przedsiębiorca, którego przychód ze sprzedaży wraz z VAT w poprzednim roku nie przekroczył równowartości 2 mln euro. Dla 2026 r. odpowiedni limit wynosi 8 517 000 zł. Myślę, że na razie się zmieścisz 😉

Zaliczki kwartalne płacisz do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale, czyli zasadniczo

• do 20 kwietnia – za I kwartał,
• do 20 lipca – za II kwartał,
• do 20 października – za III kwartał,
• do 20 stycznia następnego roku – za IV kwartał.

Jeżeli rozliczasz się ryczałtem, kwartalne rozliczenie również jest możliwe, ale obowiązuje tu odrębny limit. W 2026 r. z kwartalnego ryczałtu mogą korzystać podatnicy, których przychody w 2025 r. nie przekroczyły równowartości 200 000 euro, czyli 851 720 zł. Na początku raczej też dasz radę zmieścić się w tym limicie.

Kwartalne rozliczenie może być wygodne w pracowni projektowej, w której przychody nie są regularne.
Wyobraź sobie, że w styczniu kończysz kilka projektów i otrzymujesz duże płatności od klientów. W lutym przychody są niewielkie, ale za to kupujesz nowe oprogramowanie, komputer albo aparat do fotografowania realizacji. W marcu zaczynasz następny projekt.
Przy zaliczkach kwartalnych dochody i koszty z tych trzech miesięcy rozliczają się razem.

Jest jednak druga strona medalu.
Jeżeli nie masz zwyczaju odkładania pieniędzy na podatki, po trzech miesiącach możesz z pewnym niedowierzaniem patrzeć na kwotę, którą trzeba przelać do urzędu skarbowego. Dlatego od początku warto mieć osobne miejsce na pieniądze, które – choć chwilowo są na Twoim rachunku – tak naprawdę nie są już Twoje.

I jeszcze jedna ważna rzecz: kwartalny PIT nie oznacza automatycznie kwartalnego VAT-u. To dwa różne podatki i odrębne zasady rozliczenia.

Biuro projektowe a podatek dochodowy

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, masz dziś trzy podstawowe formy opodatkowania do rozważenia: skalę podatkową, podatek liniowy oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

I bardzo przestrzegam przed wybieraniem podatku zgodnie z zasadą: „14% jest mniej niż 19%, więc biorę 14%”.
Niestety aż tak łatwo nie jest.

Przy skali podatkowej i podatku liniowym podatek liczysz od dochodu, czyli – w uproszczeniu – od przychodu pomniejszonego o koszty. Przy ryczałcie podatek liczysz zasadniczo od przychodu. Koszt zakupu komputera, oprogramowania, materiałów czy usług podwykonawcy nie obniża podstawy opodatkowania.
Projektant mający 200 000 zł przychodu i 20 000 zł kosztów znajduje się więc w zupełnie innej sytuacji niż projektant z takim samym przychodem i kosztami wynoszącymi 100 000 zł.

Biuro projektowe a podatek wg skali podatkowej

W 2026 r. skala podatkowa wynosi: 12% do 120 000 zł podstawy opodatkowania, 32% od nadwyżki ponad 120 000 zł.
Kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł, co odpowiada kwocie zmniejszającej podatek w wysokości 3 600 zł. Skala pozwala również – jeśli spełniasz odpowiednie warunki – korzystać ze wspólnego rozliczenia z małżonkiem oraz ulg podatkowych.

Biuro projektowe a podatek liniowy

Przy podatku liniowym stawka wynosi 19% dochodu niezależnie od jego wysokości.

Nie korzystasz tu jednak z kwoty wolnej tak jak przy skali, a możliwości wspólnego rozliczenia i korzystania z części preferencji są ograniczone. Dlatego wcale nie jest powiedziane, że „liniówka” opłaci Ci się, gdy tylko osiągniesz dochód 120 000 zł, czasem ta forma opodatkowania stanie się atrakcyjna od znacznie wyższego dochodu.

Biuro projektowe a ryczałt

Ryczałt może być dla projektanta bardzo interesującą formą opodatkowania, zwłaszcza gdy koszty prowadzenia pracowni są stosunkowo niewielkie.

Dla usług architektonicznych i inżynierskich oraz usług w zakresie specjalistycznego projektowania przepisy przewidują stawkę 14% przychodu. Nie oznacza to jednak, że każda osoba nazywająca się „projektantem wnętrz” automatycznie stosuje 14%. O właściwej stawce decyduje rzeczywisty rodzaj wykonywanej usługi i jej klasyfikacja według PKWiU, a nie tylko nazwa zawodu czy kod PKD wpisany w CEIDG.

	Skala podatkowa	Podatek liniowy	Ryczałt
Podstawa	dochód (przychód − koszty)	dochód (przychód − koszty)	przychód (bez odliczania kosztów)
Stawka	2% do 120 000 zł, 32% od nadwyżki	19% niezależnie od dochodu	14% dla usług projektowych
Kwota wolna	30 000 zł	brak	brak
Wspólne rozliczenie z małżonkiem	tak	nie	nie
Składka zdrowotna	9% dochodu	4,9% dochodu	zależna od przychodu: 498,35 zł – przy przychodach do 60 000 zł, 830,58 zł – przy przychodach powyżej 60 000 zł i do 300 000 zł, 1 495,04 zł – przy przychodach przekraczających 300 000 zł.
Odliczenie składki zdrowotnej	brak	możesz zaliczyć zapłacone składki do kosztów albo odliczyć je od dochodu (limit kwoty do 14 100 zł)	50% zapłaconych składek
Kiedy warto rozważyć	niski dochód, korzystanie z ulg i wspólnego rozliczenia	wysoki dochód i niskie koszty	niskie koszty prowadzenia pracowni

Która forma opodatkowania jest najlepsza?

Nie ma jednej odpowiedzi.

Przy wyborze trzeba wziąć pod uwagę przynajmniej planowany przychód, wysokość kosztów, sytuację rodzinną, dostępne ulgi oraz składkę zdrowotną. Dobra decyzja nie polega więc na znalezieniu najniższego procentu w tabelce.

Ubezpieczenie zdrowotne dla projektanta wnętrz

Forma opodatkowania wpływa również na sposób obliczania składki zdrowotnej.
W dużym uproszczeniu przy jednoosobowej działalności: na skali składka wynosi 9% dochodu, przy podatku liniowym – 4,9% dochodu, a przy ryczałcie jej wysokość zależy od rocznego przychodu.

W 2026 r. miesięczna składka zdrowotna na ryczałcie wynosi:
498,35 zł – przy przychodach do 60 000 zł,
830,58 zł – przy przychodach powyżej 60 000 zł i do 300 000 zł,
1 495,04 zł – przy przychodach przekraczających 300 000 zł.

Przy skali i podatku liniowym działa także minimalna wysokość składki. Różne są również zasady podatkowego rozliczania zapłaconej składki.
Przy skali nie odliczysz swojej składki zdrowotnej w PIT. Przy podatku liniowym możesz zaliczyć zapłacone składki do kosztów albo odliczyć je od dochodu, ale do ustawowego limitu – w 2026 r. wynoszącego 14 100 zł. Przy ryczałcie od przychodu można odliczyć 50% zapłaconych składek zdrowotnych.

To wszystko wpływa na ostateczną wysokość obciążeń publicznoprawnych.

Własne biuro projektowe a ZUS – na początku może być trochę lżej

Jeżeli rozpoczynasz jednoosobową działalność i spełniasz odpowiednie warunki, możesz skorzystać z ulg w składkach społecznych. Najpierw może przysługiwać Ci ulga na start. W jej okresie nie płacisz własnych składek społecznych, ale nadal opłacasz składkę zdrowotną.

Następnie możesz skorzystać z tzw. preferencyjnych składek społecznych przez 24 pełne miesiące kalendarzowe. Podstawę ich naliczania stanowi co najmniej 30% minimalnego wynagrodzenia.
W 2026 r. minimalna suma takich składek społecznych wynosi 456,18 zł miesięcznie z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym albo 420,86 zł bez niego. Składkę zdrowotną trzeba do tego doliczyć osobno.

Pamiętaj też, że ulgi mają swoje warunki. Znaczenie może mieć np. to, czy prowadziłeś wcześniej działalność oraz czy wykonujesz usługi na rzecz byłego pracodawcy. Dlatego zanim wpiszesz do biznesplanu „przez dwa lata płacę mały ZUS”, najpierw sprawdź, czy rzeczywiście Ci przysługuje.

Mały ZUS plus dla projektantów wnętrz

Po wykorzystaniu wcześniejszych ulg dla części przedsiębiorców dostępny jest jeszcze Mały ZUS plus.

To zupełnie inna ulga niż preferencyjny ZUS.

Jednym z jej podstawowych warunków jest to, aby przychód z działalności za poprzedni rok – przy działalności prowadzonej przez cały rok – nie przekroczył 120 000 zł.

Co ważne, limit uprawniający do ulgi sprawdzamy na podstawie przychodu, natomiast wysokość podstawy składek społecznych jest powiązana z dochodem osiągniętym w poprzednim roku.

Od 2026 r. Mały ZUS plus można stosować maksymalnie przez 36 miesięcy kalendarzowych w każdym 60-miesięcznym okresie prowadzenia działalności gospodarczej.

Mały ZUS plus obniża składki społeczne. Nie oznacza automatycznego obniżenia według tych samych zasad składki zdrowotnej.

Wakacje składkowe – jeden miesiąc w roku bez własnych składek społecznych

Doszła nam również ulga, której w dawnych wersjach tego artykułu nie było.

Jeżeli spełniasz ustawowe warunki, możesz wybrać jeden miesiąc w roku kalendarzowym, za który nie zapłacisz własnych składek społecznych.

Nie oznacza to jednak całkowitego „miesiąca bez ZUS-u”, ponieważ zwolnienie nie obejmuje składki zdrowotnej.

Nie obejmuje również składek, które opłacasz za pracowników czy zleceniobiorców.

Wniosek RWS o wakacje składkowe składa się wyłącznie elektronicznie przez eZUS w miesiącu poprzedzającym miesiąc, za który chcesz uzyskać zwolnienie.

Czyli jeśli chcesz odpocząć od własnych składek społecznych w grudniu, pamiętaj o wniosku już w listopadzie.

Ulga	Podstawowy warunek	Czas trwania	Co obejmuje
Ulga na start	dot. m.in. tego, czy prowadziłeś wcześniej działalność i czy pracujesz dla byłego pracodawcy	okres ustawowy	brak składek społecznych; składkę zdrowotną płacisz normalnie
Preferencyjne składki społeczne	dostępne po uldze na start, jeśli spełniasz warunki	24 pełne miesiące kalendarzowe	obniżone składki społeczne (min. 456,18 zł z chorobowym lub 420,86 zł bez); zdrowotna płatna osobno
Mały ZUS plus	przychód za poprzedni rok (pełny rok działalności) ≤ 120 000 zł	maks. 36 miesięcy w każdym 60-miesięcznym okresie	obniża składki społeczne (podstawa powiązana z dochodem); nie obniża automatycznie zdrowotnej
Wakacje składkowe	spełnienie warunków ustawowych; wniosek RWS przez eZUS w miesiącu poprzedzającym	1 miesiąc w roku kalendarzowym	brak własnych składek społecznych; nie obejmuje zdrowotnej ani składek za pracowników

Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe dla projektanta wnętrz

Jeżeli prowadzisz działalność i podlegasz obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, możesz zgłosić się również do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Daje ono możliwość korzystania ze świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, np. zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego.

Zakładasz pracownię w 2026 r.? Pojawiło się też kilka nowych formalności

Jeżeli czytałeś poradniki o zakładaniu firmy sprzed kilku lat, możesz nie znaleźć w nich kilku rzeczy, z którymi dzisiejszy projektant powinien się już zaprzyjaźnić.

PKD 2025

Od 2025 r. obowiązuje nowa klasyfikacja PKD.

Dla działalności w zakresie projektowania wnętrz przewidziano kod 74.13.Z – Działalność w zakresie projektowania wnętrz.

Obejmuje on m.in. działalność dekoratorów wnętrz, planowanie i projektowanie przestrzeni wewnętrznych pod kątem estetycznym i funkcjonalnym oraz sporządzanie projektów dekoracji wnętrz.

Nie obejmuje natomiast opracowywania projektów architektonicznych, które jest klasyfikowane pod kodem 71.11.Z.

Pamiętaj też, że PKD możesz później zmieniać i uzupełniać. Nie musisz więc na dzień zakładania firmy przewidzieć całej swojej przyszłości zawodowej do emerytury.

e-Doręczenia

Kolejna nowość to e-Doręczenia, czyli elektroniczny odpowiednik urzędowej korespondencji poleconej.

Jeżeli rejestrujesz działalność w CEIDG od 1 stycznia 2025 r., adres do e-Doręczeń tworzysz już przy rejestracji firmy.

Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG wcześniej zostali objęci obowiązkiem według odrębnego harmonogramu – co do zasady od 1 października 2026 r., a w pewnych przypadkach wcześniej, jeśli po 30 czerwca 2025 r. składali wniosek o zmianę wpisu w CEIDG.

KSeF

Do tego dochodzi KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur.

To państwowy system służący do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.

Dla większości przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpoczął się 1 kwietnia 2026 r. Co ważne, KSeF dotyczy również przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Sam fakt, że nie jesteś czynnym VAT-owcem, nie oznacza więc automatycznie, że możesz zapomnieć o KSeF.

To są tylko trzy przykłady formalności.

Do tego dochodzą rachunek bankowy, biała lista podatników VAT, split payment, kasa fiskalna, RODO, umowy z klientami, prawa autorskie, rozliczenia z podwykonawcami i kolejne formalności.

Na szczęście nie trzeba wszystkiego wiedzieć na pamięć. Trzeba natomiast wiedzieć, czego szukać i kiedy dany problem w ogóle zaczyna Cię dotyczyć.

Założenie pracowni projektowej rzeczywiście nie jest wielką filozofią, jednak nie wolno iść tą drogą „na ślepo”. Zanim wybierzesz PKD i zaczniesz wystawiać faktury, warto świadomie zdecydować, w jakiej formie chcesz działać, jak wygląda Twoja odpowiedzialność, jak się opodatkować, czy korzystać ze zwolnienia z VAT, jakie składki będziesz płacić, jak rozliczać się z klientami i jakie obowiązki pojawią się później.

---

W tym artykule mogłam tylko zasygnalizować część tych tematów.

Jeżeli chcesz przejść przez nie od ogółu do szczegółu, krok po kroku i cały czas z perspektywy projektanta wnętrz, przygotowaliśmy nowe wydanie e-booka „Projektant wnętrz i formalności”.

Nie jest to instrukcja pod tytułem: „kliknij tutaj, wpisz NIP i naciśnij Dalej”. Najpierw pomagam Ci zrozumieć, jakie decyzje podejmujesz i jakie będą ich konsekwencje. A dopiero później przechodzimy do druczków.

Niezależnie od tego, czy ostatecznie założysz własną pracownię, czy zdecydujesz się jeszcze trochę poczekać – im lepiej rozumiesz zasady prowadzenia biznesu, tym łatwiej podejmujesz decyzje świadomie, zamiast dowiadywać się o ich konsekwencjach po fakcie.

Stan prawny na 31.08.2026r.

Sekcja FAQ:

Może to także Cię zainteresuje…