Mailowa oferta architekta wnętrz, jaką wysyłamy do swojego potencjalnego klienta to bardzo często pierwszy bezpośredni punkt styku klienta z projektantem. Warto zadbać o pierwsze dobre wrażenie. Ważne, aby nasza wiadomość pokazywała jasno – jak działamy, co zawiera nasz projekt i jaki jest nasz wyróżnik. W końcu chcemy przyciągać tylko naszych klientów idealnych.

Odkąd stworzyłam gotowe szablony oferty, znacznie wzrosła liczba moich klientów i skuteczność maili, jakie im wysyłam. W połączeniu z komunikacją marki klienci świadomie decydują się na usługi mojego Studia Projektowego Atoato.

Czy to oznacza, że nigdy nie ma żadnych pytań i klient zawsze wszystko rozumie?

Oczywiście, że nie! Jednak ilość czasu i pracy, jaką dzięki temu mogę zaoszczędzić, jest nie do przecenienia. Szablon oferty to jeden z elementów, który wprowadziłam, aby usprawnić działanie mojej firmy. Opisałam to w artykule o narzędziach dla architekta, które zmieniły moje podejście do pracy i uprościły proces projektowy.

Nigdy nie zniwelujesz pytań, telefonów czy dodatkowych maili do zera, ale możesz skutecznie skrócić czas na ich przygotowanie! Szablon oferty to jeden ze sposobów. Dlatego zachęcam Cię do stworzenia takiego wzoru np. w programie Canva.

Gdybyśmy w studio Atoato za każdym razem mieli pisać ofertowego maila od nowa, to nie dość, że byłoby to nasze główne zadanie w ciągu dnia (bo dziennie otrzymujemy bardzo dużo zapytań), to jeszcze na pewno o czymś byśmy zapomnieli, a to wpływa na ilość późniejszych pytań i telefonów. Nie da się ukryć, że odpisywanie na maile może być męczące i odciągające nas od pracy.

Przez 15 lat prowadzenia biura projektowego, nieprzerwanie zastanawiałam się, jak ją ulepszyć i przerabiałam kilkadziesiąt różnych ofert, form wysyłki czy jej zawartości. Ty nie musisz tyle razy próbować. Wystarczy, że skorzystasz z moich wskazówek i pójdziesz przetartymi szlakami.

Oferta architekta wnętrz – największe błędy, których warto unikać

1. Bardzo długie odpisywanie na maila z zapytaniem.

Wiem, że masz dużo pracy i obowiązków. Całkowicie to rozumiem, bo sama to przerabiam. Tym bardziej warto usprawniać proces odpisywania na oferty. Po pierwsze dlatego, że jest to krok konieczny, aby pozyskać kolejnych klientów. Po drugie, aby nie tracić czasu i… klienta.

Jeśli zbyt wolno odpisujesz – klient – mógł otrzymać inne oferty lub od razu zniechęcić się do Ciebie, ze względu na tak długi czas oczekiwania. Jeśli dołożymy do tego kontrastowe oferty – Twoja w formie maila, a inna, przesłana wcześniej, w formie ładnego, profesjonalnego pliku .PDF, sprawa może okazać się przesądzona.

Co gorsze, klient może myśleć, że skoro odpisujesz tak długo, to w momencie, kiedy podpisze z Tobą umowę, czas oczekiwania na odpowiedź się wydłuży. Jestem pewna, że nie chcesz, aby klient tak myślał.

Dlatego zachęcam Cię do opracowania systemu wysyłania ofert. Możesz robić to w blokach czasowych. Możesz wyznaczyć konkretne godziny, aby załatwiać te sprawy na bieżąco i odpisywać znacznie szybciej, a dodatkowo opracować szablon oferty, który znacznie usprawni Twoją pracę. O tym, co jest wyznacznikiem dobrej oferty, dowiesz się z dalszej części tego artykułu.

2. Oferta w formie bardzo krótkiego maila.

Może to wynikać między innymi z pośpiechu, natłoku wiadomości lub przekonania, że to wystarczy. Jednak nic bardziej mylnego! Krótkie, enigmatyczne maile, najczęściej z samą ceną i hasłami typu: projekt zawiera rysunki, wizualizacje i listę zakupów, powodują, że klient nie wie dokładnie, co kupuje.

Może zdarzyć się też tak, że klient będzie przekonany, że doskonale nas rozumie i branżowe pojęcia są dla niego jasne. Jednak po czasie okazuje się, że jednak nie. Przez to dochodzi do konfliktów i nieporozumień podczas aranżacji wnętrz.

Jeśli urządzający wnętrze korzysta pierwszy raz z usługi projektanta wnętrz (co jest bardzo prawdopodobne), to tym samym może nie wiedzieć, na czym polega Twoja praca. Jaki jest tego efekt?

Klient wybiera usługi projektanta, kierując się ceną, bo to jest dla niego najprostsze. Nie widzi różnicy w ofertach i na stronie www. Jak doskonale wiesz, to nie jest jedyny i słuszny wyznacznik, bo zakresy oferty, doświadczenie czy sama forma usługi może być zgoła inna u każdego z projektantów.

Dlatego tak ważna jest edukacja klienta, np. poprzez sekcję blogową na swojej stronie www czy w mediach społecznościowych. Oferta także temu powinna służyć, abyś później mógł pracować tylko z tymi osobami, które świadomie decydują się na Twoje usługi i rozumieją, w jaki sposób pracujesz.

Można też wpaść w pułapkę tworzenia tasiemca na kilkadziesiąt stron. Pytanie, czy ktoś to będzie czytał? Samo napisanie długiego maila nie załatwi sprawy. Szczególnie jeśli piszesz go za każdym razem od nowa. Warto usiąść raz i opracować treści tak, aby mieć pewność, że powiedziałeś o wszystkim, jednocześnie bez konieczności poświęcania czasu na tworzenie maila od zera, za każdym razem, gdy napisze kolejny klient.

3. Brak komunikacji tego, co nas wyróżnia.

To pierwszy styk klienta z nami i forma oferty także na to wpływa. Co więcej, od samego początku rozbijasz obiekcje i edukujesz. Pokazujesz, czym wyróżniasz się w stosunku do innych biur projektowych. Jednocześnie komunikuj to, czego klient od Ciebie nie otrzyma, jakie są Twoje zasady – to także Twój wyróżnik. Zastanów się, dlaczego klient ma wybrać właśnie Ciebie?

Podstawa oferty na projekt wnętrz

Zanim przejdziesz do tworzenia swojej oferty, zrób 3 kroki w tył i sprawdź, czy opracowałeś 3 kluczowe obszary, od których zależy kompletność Twojej oferty oraz to, aby była ona zgodna z Tobą i tym, co chcesz przekazać, z kim chcesz pracować i na jakich zasadach.

KROK 1: STRATEGIA MARKI

Musisz mieć opracowane solidne fundamenty. Bez tego będziesz działać po omacku. Strategia zapewnia podstawę całego Twojego biznesu.

Tworzeniu strategii swojej marki poświęciłam odrębny artykuł.

KROK 2: OPRACOWANY PROCES PROJEKTOWY

Opracowany proces pozwoli Ci sprawniej przeprowadzić współpracę z klientem. Dzięki temu bez problemu komunikujesz to, w jaki sposób działasz i umiesz w zrozumiały sposób, krok po kroku, opisać proces pracy z Tobą, kiedy zadzwoni do Ciebie klient, a w jego głosie usłyszysz niepewność.

Wzmocnisz swoją pozycję i będziesz odbierany bardziej profesjonalnie, bo klient zobaczy, że masz solidnie opracowane systemy. Dzięki temu łatwiej Ci zaufa i poczuje się pewniej.

Zobacz artykuł o procesie projektowym, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej.

KROK 3: PLANOWANIE

Możesz być zaskoczony. W końcu co ma planowanie do oferty? Prawda jest jednak taka, że jeśli planujesz w swojej firmie ilość projektów, ich harmonogram oraz to, jak wszystkie projekty rozkładają się w czasie, aby zapewnić Ci osiągnięcie ustalonego celu finansowego, to ma to ogromny wpływ na ofertę oraz dotrzymywanie terminów.

Wtedy, łącznie z opracowanym procesem projektowym i wiedzą, ile czasu poświęcasz na dany rodzaj projektu, jesteś w stanie wyznaczyć optymalny czas realizacji usługi, nie weźmiesz na swoje barki zbyt dużo, będziesz mieć czas dla siebie i na odpoczynek, a jednocześnie zapewnisz sobie takie dochody, jakich potrzebujesz. Brzmi przekonująco, prawda? To wszystko jest na wyciągnięcie ręki! Tylko musisz zacząć działać!

Na moim blogu znajdziesz także artykuł o efektywnym czasie pracy projektanta wnętrz.

Dobra oferta architekta wnętrz

Istnieją wyznaczniki dobrej oferty na projekt wnętrz. Jeśli osiągniesz choć jeden z punktów, które zaraz Ci przedstawię, jesteś na dobrym tropie i idź nim dalej, udoskonalając swoją ofertę tak, aby osiągnąć wszystkie z nich.

1. Zdobywasz nowego klienta.
2. Klient czuje się zaopiekowany i zaufał Ci, jako specjaliście.
3. Klient rozumie, jak działasz, wie, czego się spodziewasz i świadomie podejmuje decyzje, bo odpowiada mu to, jak działasz.
4. Nie otrzymujesz całej, długiej listy pytań, po otrzymaniu oferty.
5. Pracujesz z osobami, które są Twoimi klientami idealnymi.
6. Nie spędzasz długiego czasu na wysyłaniu ofertowych maili.

Co powinna zawierać dobra oferta architekta wnętrz?

Najprościej i najkrócej mówiąc – wszystko to, co pozwoli w kompleksowy sposób pokazać klientowi co i w jakiej formie otrzyma, czego nie oferujesz w danych pakietach oraz jak wygląda Twój proces projektowy.

Wiele osób jest wzrokowcami. Jeśli coś jest dla nas nowe, lepiej przyswoimy nowe informacje, widząc przykłady. Dlatego nie zapominaj o nich i zawrzyj je w ofercie. Nie poprzestawaj tylko na tym oraz na cenie. Wyraźnie pokaż, czym się różnią pakiety, które oferujesz.

Wytłumacz, jakie są różnice pomiędzy materiałami, które klient otrzyma, decydując się na dany pakiet. Może wizualizacje mają inną jakość? Jakie rodzaje wizualizacji oferujesz? Jak wyglądają rysunki techniczne i czy wszystkie z nich klient otrzyma w danym pakiecie? Co zawierają listy zakupów? To wszystko ma znaczenie.

Opisz, jak krok po kroku wygląda współpraca z Tobą. Skup się na tym, co Ciebie wyróżnia, ale jednocześnie na tym, co klient zyskuje, kiedy zdecyduje się na pracę z Tobą. Postaw na język korzyści – oferta jest przedstawieniem Ciebie, ale przede wszystkim ma pokazać klientowi jak wiele zyska, jeśli się zdecyduje.

Nie zapomnij także powiedzieć o swoich zasadach i stylu pracy. Jeśli pracujesz do 16:00 i później nie można się z Tobą skontaktować – napisz to! Jeśli odpisujesz na maile tylko w dni robocze – także powinieneś to uwzględnić. Pamiętaj. Korzyści klienta to jedno, ale nadal jest to Twój biznes i Twoje zasady. Podstawą partnerskich relacji jest znajomość wzajemnych oczekiwań. Oferta na projekt wnętrz to pierwsza okazja, aby je dobrze zakomunikować i omówić z klientem.

Oferta architekta wnętrz – jaką formę wybrać?

Możesz zdecydować się na plik PDF, stronę www, foldery dostępne online, dobrze sformatowanego maila, prezentację, film.

Możliwości jest mnóstwo – tutaj masz ogromne pole do popisu i pamiętaj – to także może stać się Twoim wyróżnikiem. To, do czego Cię zachęcam, to stworzenie szablonu, który będziesz w stanie edytować dla każdego klienta w ciągu kilku minut (np. zmieniając cenę, termin oferty czy dane klienta) – tak, aby minimalnym nakładem energii, móc skutecznie pozyskać kolejnego klienta, ale nie martwić się o to, że zapomniałeś coś przekazać.

Musisz być świadomy jednak jednej rzeczy – o ile zaoszczędzisz wiele cennych godzin na wysyłaniu ofert, o tyle nie oszczędzaj czasu na szykowaniu szablonu.

Oczywiście, nie tworzysz go raz na zawsze. Będzie on ewoluował tak samo, jak Ty czy Twoja marka. Jednak, jeśli naprawdę chcesz z tego jak najwięcej zyskać, podejdź do tego rzetelnie i nie żałuj kolejnych minut, poświęcanych na opracowanie strategii, procesu projektowego, planowanie oraz, docelowo, szablonu oferty.

O tym, jak stworzyć swój szablon oferty oraz jak dokładnie zaprojektować jej zawartość, mówiłam w szkoleniu, które nagrałam w ramach Akademii Przedsiębiorczego Architekta. Możesz zapisać się na listę zainteresowanych i zarezerwować swoje miejsce.