Ostatnia aktualizacja: 26 września 2021
Planowanie jest bardzo ważnym elementem dobrze funkcjonującej i prosperującej pracowni projektowej. Niestety wielu architektów pracuje wieczorami, w nocy i w weekendy, zapominając o odpoczynku. Wiele osób ma przekonanie, że taka jest specyfika tego zawodu i nie bardzo można coś z tym zrobić. Też tak masz? Wielu projektantów nie docenia mocy, jaką daje planowanie, nie przykłada do tego większej wagi i ma z tym problem.
Dzięki planowaniu możemy zadbać o to, aby w naszym życiu panowała harmonia i żebyśmy mieli czas na swoje prywatne sprawy, rozwój, sport czy podróże.
Jesteś architektem wnętrz, ale nie jesteś przekonany, że organizacja projektów wnętrz jest naprawdę ważna? Opowiem Ci pewną historię, dzięki której zrozumiesz, dlaczego warto sięgnąć po kalendarz.
Co daje nam planowanie w pracy architekta wnętrz?
Wyobraź sobie, że wybierasz się w wędrówkę na szczyt – nieważne jak wysoki, szeroki, malowniczy. Nadchodzi moment decyzji, w jaki sposób tam trafisz. Zaraz wejdziesz na trasę.
Mijasz po drodze niewielkie stoisko, ubite ze starych wypłowiałych desek z niewielkim daszkiem. Ten niepozorny daszek rzuca cień na rozłożone mapy, które sprzedaje starsza Pani. Omijasz to stoisko. Po co Ci mapa – myślisz – skoro szlaki są oznakowane?
Idziesz dalej, nagle okazuje się, że oznakowania na szlaku są nieczytelne. Nie do końca wiesz, czy idziesz dobrym szlakiem, ale idziesz, trochę na wyczucie, trochę wg intuicji, zaczynasz czuć lekki niepokój i niepewność.
W oddali, między drzewami, stoi nieznana Tobie osoba, która w rękach trzyma mapę. Widzisz, z jaką pewnością idzie i nagle uświadamiasz sobie, że nawet gdybyś wybrał najtrudniejszy czarny szlak, ale miałbyś mapę, to dotarłbyś do celu szybciej, niż idąc dziką dróżką wśród nieoznakowanych drzew.
Jasne – tak też możesz osiągnąć cel i pewnie uda Ci się dotrzeć na szczyt – ale pytanie, czy nie dwa razy wolniej, kilka razy cofniesz się, żeby zmienić kierunek (czasem nawet nieświadomie, bo drzewa wydają się takie same).
Dociera do Ciebie, że to, co wydawało się Ci się tak nieatrakcyjne i niepotrzebne, zapewnia innym szansę zrobienia pięknych panoramicznych zdjęć ze szczytu i to jeszcze za dnia, podczas gdy sam dotrzesz o zmierzchu i będziesz marzyć głównie o tym, żeby usiąść i odpocząć. Tak samo jest z planowaniem.
Planowanie czasu pracy projektanta wnętrz
Planowanie jest tworzeniem mapy, która usprawni Ci tworzenie projektów wnętrz i skróci obsługę pracy z klientem. W planowaniu nie chodzi o to, abyś robił więcej, szybciej i zamiast 2 projektów wcisnął do kalendarza 4. Tak jak w historii, którą Ci opowiedziałam, nie chodzi o to, że ktoś szedł szybciej i jednocześnie pokonał trudniejszy szlak.
Chodzi w tym o to, abyś zrealizował swój cel nie kosztem siebie i ważnych dla siebie rzeczy, tylko, abyś zyskał czas na to, czego Ci brakuje. Na inne pasje. czas dla siebie, na odpoczynek, na rozwój. Zwróć uwagę, że cele obu osób na szlaku były takie same.
Oba zostały osiągnięte, tylko jeden kończył się czasem dla siebie i celebrowaniem chwili, a drugi frustracją i zmęczeniem. To Ty decydujesz, jak realizujesz swoje cele i czy wybierasz choćby czarny szlak czy nieoznakowaną ścieżkę wśród drzew.
Co wybierasz?
Jestem przekonana, że doszedłeś do właściwych wniosków.
Czas zacząć popracować nad tym, abyś doszedł do swoich celów!
Podstawa dobrego planowania czasu pracy architekta wnętrz.
Wiele osób w tej branży uważa, że praca od rana do nocy jest wpisana w nasz zawód. Nic bardziej mylnego! Ja uważam, że to nasz wybór. Nie musisz powielać schematów konkurencji. Możesz wytyczyć swój cel oraz szlak, którym będziesz do niego podążał.
Żeby dobrze planować swoje działania, prowadząc pracownię projektową, konieczne jest zrobienie dwóch sporych kroków do tyłu i opracowanie strategii marki oraz procesu projektowego. Bez tego nie pójdziesz skutecznie dalej.
Jeśli nie masz strategii – nie opracujesz dobrego procesu projektowego i ilości koniecznych projektów oraz tego, jak rozkładają się one w czasie.
Jeśli nie masz dobrze opracowanego procesu – nie zaplanujesz dobrze swoich działań, bo nie wiesz, ile dokładnie czasu zajmie Ci dany projekt. Jednocześnie warto pochylić się nad tym, co możesz zrobić, aby ten proces skrócić i uprościć.
Przekonania na temat planowania
Często słyszę, że „nie mogę”, „nie mam czasu na planowanie, bo mam za dużo obowiązków / mam dzieci / bo jeszcze studiuje / mam za dużo projektów / [wpisz tutaj cokolwiek, co uważasz za argument – naprawdę wiele już słyszałam]”.
Niektórzy mówią, że już próbowali, ale im po prostu nie wychodzi.
Niektórzy mówią, że po prostu proces projektowym musi długo trwać trudno i nic się nie da z tym zrobić.
Zauważ, że to wszystko jest pewnymi przekonaniami.
Każdy z nas żyje z pewnymi, swoimi przekonaniami, które w większym lub mniejszym stopniu wpływają na nasze decyzje i zachowania.
Dlatego, zanim zaczniesz planować lub ulepszać swoje planowanie, zastanów się, jakie są Twoje przekonania na temat planowania. Dlaczego nie planujesz? Co może być powodem, że nie wychodzi tak, jakbyś chciał? Dlaczego jest tak, a nie inaczej?
Wszystko, co wyżej Ci opisałam, jest przekonaniem. Innym może być na przykład to, że planowanie zabija spontaniczność, albo, że nie trzeba planować każdej sekundy, można obliczyć i oszacować na oko.
3 skale planowania czasu pracy architekta wnętrz
Kiedy rozprawisz się ze swoimi przekonaniami – czas na 3 skale planowania:
- planowanie szerokie – związane ogólnie ze strategią marki, z Twoimi celami, marzeniami. Tutaj podchodzimy bardzo ogólnikowo, ale jednocześnie konkretnie określamy co byśmy chcieli zrealizować w perspektywie roku, w perspektywie pięciu lat, a nawet dziesięciu.
- planowanie cykliczne – to planowanie krótsze i może np. dotyczyć Twoich działań w social mediach i pozyskiwania klientów. W tym przypadku określasz – co będziesz komunikować na danym kanale, jakie kanały wybierzesz i ile będziesz tych komunikatów dawać.
- planowanie szczegółowe, czyli planowanie każdego dnia.
Zasada planowania 60/40
Nasze planowanie, aby było efektywne i realne do realizacji, powinno opierać się na zasadzie 60 do 40. Nie wypełniamy całego naszego planu dnia, planu tygodnia czy planu miesiąca zadaniami po brzegi, tylko zostawiamy bufory czasowe. Jeśli tego nie zrobimy, potem okazuje się, że nie jesteśmy w stanie zrealizować swoich planów.
Brak realizacji planów prowadzi nas do kolejnego problemu. Zaczynamy być sfrustrowani. Potem nasz mózg daje nam do zrozumienia, że po co się tak męczyć, skoro i tak nam się nie udaje i tym sposobem nie planujemy w ogóle.
Kluczowe jest to, aby się nie poddawać i próbować dalej. W końcu nam się uda, a wtedy, sam się przekonasz, jak zmienia się perspektywa i podejście do planowania. Nagle zaczniesz zauważać, jakie możliwości to przed Tobą stawia.
Jeśli Twój czas pracy trwa 8 godzin, to tak naprawdę powinieneś zaplanować 4 godziny i 48 minut. Pozostałą część czasu trzeba przeznaczyć na rzeczy niespodziewane. Może to być nagły telefon z przedszkola, awarie, opóźnienia w pracy (np. przez brak Internetu) czy telefon od klienta z budowy.
Co więcej – im mniej zadań zaplanujesz na dany dzień albo ustalisz jedno zadanie główne, tym łatwiej będzie Ci to zrealizować.
Opracowany proces projektowy a planowanie
Dzięki planowaniu oraz stosowaniu zasady 60/40 jesteś także w stanie określić dokładny i optymalny czas na wykonanie projektu. Jeśli odrobiłeś poprzednią lekcję i opracowałeś proces projektowy, to najwyższy czas włączyć stoper i zacząć liczyć. Czas sprawdzić ile czasu zajmuje Ci każdy z etapów dla konkretnych projektów.
Zwróć uwagę na to, aby uwzględnić wszystko.
Co mam na myśli, mówiąc wszystko? Zadam Ci kilka przykładowych pytań. Myślę, że one bardzo dobrze wskażą Ci to, co powinieneś uwzględnić i na co zwrócić uwagę.
- Ile czasu potrzebujesz na projekt mieszkania 50m2?
- Ile zajmuje Ci napisanie maila?
- Jaką ilość maili piszesz do klienta w ramach współpracy?
- Ile trwa modelowanie bryły pomieszczenia w 3D?
- Jak długo trwa nanoszenie kontaktów, kratek wentylacyjnych w modelu 3D?
- Ile spędzasz nad tworzenie koncepcji projektu, a ile na jej modelowaniu?
- Ile czasu potrzebujesz na wykonanie 1 wizualizacji?
Z pewnością już wiesz, o co chodzi.
Późniejsze określenie tego, ile potrzebujesz czasu na wykonanie danego projektu to sumowanie czasów, które już będziesz znać. Do tego uwzględnij kontekst (ile i jakie projekty równolegle prowadzisz, czy planujesz urlop itp.). Nie zapomnij o buforze – 40% zapasowego czasu, który powinieneś doliczyć, według zasady, którą poznałeś.
Jak planować każdy kolejny dzień i rozpisywać projekt w kalendarzu z podziałem na etapy, pokazuję i tłumaczę w szkoleniu online dla architektów wnętrz. Koniec z oddawaniem projektów po terminie! Tutaj znowu kłania się dobrze opracowany proces projektowy. Musisz mieć dokładnie opracowany schemat, aby dobrze to wykonać.
Funkcja trackback/Funkcja pingback