Ostatnia aktualizacja: 25 marca 2024
W dzisiejszych czasach znalezienie złotego środka pomiędzy czasem poświęconym na pracę a rodzinę graniczy z cudem. Wmawiamy sobie, że najpierw musimy coś zrobić, bo „świat się zawali”, a potem lub kiedyś będzie czas na odpoczynek, znajomych i dzieci.
Jeśli przychodzi to nasze „kiedyś”, na horyzoncie pojawiają się kolejne zadania. Przypominają nam się zaległości i to, co jeszcze do zrobienia. Z pomocą przychodzi planowanie. W tym artykule chciałabym się z Tobą podzielić tym, jakie aplikacje do planowania zadań i projektów mogą sprawdzić się wyśmienicie dla architektów, w pracy nad projektami wnętrz.
Z wielu aplikacji, które już miałam okazję przetestować, te, które poznasz za chwilę, sprawdziły się u mnie najlepiej. W praktyce okazywało się, że aplikacje dla architektów powinny łączyć w sobie wiele różnych funkcji, aby sprawnie zarządzać projektem. Czekam na Twoje komentarze lub wiadomości — jestem bardzo ciekawa, co sprawdzi się u Ciebie najlepiej.
Aplikacje dla architektów do kontrolowania czasu pracy
Toogl
Staram się ograniczyć pracę do minimum – 4 h dziennie. Liczę czas aplikacją Toggl. W niektórych tygodniach udaje mi się to zrobić w 100%, a w innych nie. Przekraczam czas np. o 2-4 h.
Po co to robię? Chcę mieć więcej czasu na rozwój, czytanie, książek, ćwiczenia i odpoczynek. Nie chcę się przepalić. Analizuję, jak działa mój mózg i ciało – jak reagują na stres i zmęczenie. Stosuję ją już kilka miesięcy i na pewno nie zrezygnuję.
Mam realne wyniki — co robię i ile czasu mi to zajmuje. U Ciebie będzie podobnie — często jesteśmy zaskoczeni, że dane zadanie zajęło nam więcej czasu, niż przewidywaliśmy. Ta aplikacja nie zostawia złudzeń. Dzięki temu możesz lepiej planować, bo bardziej realnie spojrzysz na swoje zadania.
Clockify
To także program, który mierzy czas wykonania zadania. Można wygenerować raport z wybranego okresu. Przede wszystkim do używania na komputerze — aplikacja mobilna pozostawia wiele do życzenia. Można też utworzyć projekty i przypisać zadania do projektu, żeby dokładnie wiedzieć, ile dany projekt zajął czasu.
To bardzo cenna wiedza, aby dobrze wycenić swoją pracę.
Interaktywny planner czasu pracy
Jeśli zaczniesz liczyć czas, który poświęcasz pracy nad projektem wnętrz, gorąco Cię zachęcam, żebyś poddał to analizie i wyciągnął wnioski. Usprawnianie procesu projektowego pozwoli Ci zyskać kolejne cenne godziny.
Przydatny będzie do tego planner czasu pracy w Excelu — sprawdzam w nim ile czasu zajmie mi dany projekt i używam do analizowania procesu projektowego. Jednocześnie jego idea jest taka, aby najpierw zakładać czas, który wydaje nam się, że poświęcamy na dane zadanie. To świetna metoda, bo kiedy wpisywałam wynik z Toogl, okazywało się czarno na białym, że projekt zajął więcej czasu.
Dzięki niemu wiem, gdzie są punkty zapalne i za nie biorę się w pierwszej kolejności. Eliminuję zbędne zadania i usprawniam proces projektowy. Dzięki takim analizom opracowałam swój proces, który odmienił moje podejście do pracy jako projektant wnętrz.
Aplikacje dla architektów do planowania zadań i zarządzania projektami
Google Kalendarz
Korzystam z niego codziennie. Używam go prywatnie i zawodowo. Dodatkowo zawsze staram się stosować metodę 60/40 i pamiętać o realnym planowaniu.
Mam przypisane projekty jako osobne kalendarze. Do tego mam kalendarze prywatne. Każdy w innym kolorze. Ułatwia mi to organizację pracy i zarządzanie projektami. Mogę je włączać i wyłączać tak, jak mam ochotę. Wyświetlać wszystkie naraz lub tylko wybrane.
Sprawdza mi się to tak dobrze, że nagrałam cały kurs o tym, jak rozpisać projekty z podziałem na etapy z użyciem tego narzędzia. To niezwykle intuicyjne narzędzie. Oprócz standardowego planowania wydarzeń czy czasu, który poświęcasz na dany projekt lub zadanie, możesz także między innymi:
- Tworzyć spotkania online.
- Udostępniać kalendarz współpracownikowi.
- Dodawać zadania (a nie tylko wydarzenia) do konkretnych dat.
- Robić zadania powtarzalne, które automatycznie utworzą się dzięki kilku kliknięciom.
- Dodawać informacje szczegółowe, lokalizacje (w tym mapę Google), linki, załączniki do wydarzeń lub bloków czasowych.
- Ustawiać alerty wg swoich potrzeb.
Oprócz tego możesz zintegrować kalendarz z aplikacją Doodle. Dzięki niej możesz wysłać zaproszenie do wszystkich, których chcesz zaprosić na wydarzenie, a następnie podajesz propozycje godzin spotkań. Może się przydać szczególnie wtedy, gdy oferujesz konsultacje. Klienci zapisują się na wybrany termin i dostają na maila zaproszenie do zapisu na konkretną godzinę. Jeśli myślisz o wprowadzeniu ich do oferty, pamiętaj o rejestracji jako podatnik VAT i zapraszam Cię do swojego kursu online pt. Jak tworzyć konsultacje online?
Google Kalendarz to zdecydowanie mój nr 1. Wiele osób go nie docenia i nie zdaje sobie sprawy, jak wiele możliwości może dać w lepszej organizacji pracy i planowaniu projektów. Jednak zdaję sobie sprawę z tego, że nie każdy może się z nim polubić.
Asana
Aplikacja do zarządzania projektami. Każdy projekt można podzielić na zadania i podzadania, przypisać je do dat i konkretnym osobom (jeśli macie zespół). Możecie także dodawać dodatkowe tagi, uwagi, komentarze, załączniki. Prawdziwy kombajn do zarządzania projektami. Jest także aplikacja mobilna, co zdecydowanie ułatwi Wam pracę.
Aplikacja umożliwia wiele integracji i podłączenia dodatkowych aplikacji — np. Slacka (komunikator), Dysk Google czy wiele innych, których powodują, że Asana może stać się Twoim centrum dowodzenia w organizacji pracy i zarządzania projektami. Osobiście widzę dla niej zastosowanie przede wszystkim pracy. Spotykam się często z łączeniem Asany, w której planujemy zadania zawodowe i Kalendarza Google — do organizacji życia prywatnego.
Trello
Mniej rozbudowany program do zarządzania projektami niż Asana, ale widać podobieństwa. Projekty planuje się na tablicach i podlegających im listach oraz kartach. Można dodać załączniki, komentarze czy terminy wykonywania zadania.
Aplikacje dla architektów do współpracy z klientem nad projektem wnętrz
W moim Studio Projektowym Atoato pracujemy z klientami w systemie online. Wykorzystujemy głównie narzędzia Google oraz KIS List. Tego, jak to robić, uczyłam na webinarze Jak pracować zdalnie z klientem? Omawiam to także w swoim kursie Proces projektowania wnętrz od środka.
Dzięki KIS List możesz zdecydowanie zaoszczędzić swój czas. To idealne narzędzie do zarządzania projektami. Możesz stworzyć listy zakupowe i katalogi produktów. Wszystkie pliki przechowujesz w jednym miejscu. Do tego stworzysz kosztorys i skontaktujesz się z klientem. Polecam sprawdzenie tego narzędzia i wielu możliwości, które oferuje.
Jeśli masz ochotę przetestować inną platformę dedykowaną projektantom wnętrz, zerknij na cudo.co oraz Formly. Te platformy umożliwią Ci stworzenie centrum dowodzenia nad projektem. Tutaj także może odbywać się cała Twoja komunikacja z klientem, a nawet jego badanie potrzeb. Nie sposób opisać obu tych platform i niczego nie pominąć, dlatego gorąco Cię odsyłam do stron obu platform.
Projektowanie wnętrz online — dlaczego wybrałam narzędzia Google?
Jednym z głównych czynników, dla których u siebie stosuję narzędzia Google, jest intuicyjność — i dla mnie i dla klienta. Klient nie musi się logować do wielu rzeczy, które przesyłam. To wiele ułatwia, bo klienci czasem okazywali niechęć, by zakładać jakiekolwiek konta. Oczywiście można się z nimi, tak jak z innymi, które opisywałam w artykule i omawiałam w podcaście o rozbijaniu obiekcji klienta.
Zobacz także…
Funkcja trackback/Funkcja pingback