Ostatnia aktualizacja: 3 kwietnia 2023
Jak wyobrażałeś sobie zawód projektanta wnętrz? Jest tak, jak myślałeś? Każdy z nas boryka się z tym, że ma problem z optymalizacją czasu pracy. W tym artykule podzielę się z Tobą swoimi przemyśleniami oraz sposobami, które zastosowałam u siebie. Zaczęłam pracować mniej i zyskałam czas dla siebie oraz własny rozwój.
Wolisz oglądać lub słuchać, zamiast czytać artykuł?
Zobacz odcinek #ABCPrzedsiębiorczego Architekta lub posłuchaj podcastu.
Zawód projektanta wnętrz – jak pracować mniej i zyskać czas dla siebie?
Jak pracować mniej i mieć więcej czasu dla siebie, dla dzieci?
Czy da się pracować mniej nad projektem, ale więcej zarabiać?
Jak przygotować się do pracy zdalnej i dlaczego trzeba mieć zawsze plan B?
To tylko kilka pytań, które dość często dostaję od członków mojej grupy na Facebooku Przedsiębiorczy Architekt, ale kiedyś zadawałam je sama sobie. Każdy z nas to przerabia lub przerabiał. Chcielibyśmy, żeby nasza praca była dobrze opłacana. Chcielibyśmy zarabiać tyle, ile wyznaczyliśmy sobie za cel. A dodatkowo chcemy mieć czas dla siebie, dla rodziny.
Dobre planowanie i organizacja projektu wnętrz
Widzimy, że nie jest tak, jak byśmy chcieli… Najczęściej problemem jest to, że źle organizujemy projekt. Zaczynamy, otwieramy firmę, nie zastanawiamy się, skąd będą środki. Nie zastanawiamy się nad tym, skąd będą klienci. Większość z nas idzie do urzędu, bierze dotacje, kupuje komputery, oprogramowanie. Mamy pewne przekonania o tym, jak wygląda zawód projektanta wnętrz. Myślimy „jakoś to będzie”. I czasami jest jakoś, a czasami nie jest.
Niestety, w tym momencie rzucamy sami sobie kłody pod nogi. Jeżeli nie mamy planu (a prawdę mówiąc na starcie rzadko go mamy), pojawiają się problemy. Na przykład kiedy jesteśmy chorzy lub musimy zostać z dzieckiem, uciekają nam godziny, dni, a nieraz tygodnie. Tym samym nie trzymamy się planu i później nie mamy środków na koncie. Wszystko zaczyna się rozmywać.
Wielu projektantów wnętrz nie wie, ile czasu potrzebuje na wykonanie projektu. A Ty?
I to jest główny, podstawowy błąd. Naprawienie tego jednego, małego elementu i to choćby za pomocą mojego darmowego narzędzia (możesz je pobrać tutaj, razem z checklistą), spowoduje, że możesz zaoszczędzić czas. Będziesz wiedzieć, ile czasu poświęcasz na dany etap i kolejne zadanie. Modelowanie bryły 3D, spotkanie z klientem, wysłanie oferty. Ile czasu zajmują Ci te czynności?
Wypisz sobie swoje etapy, zadania. Później włącz stoper. Kiedy zaczniesz to spisywać, zobaczysz, że coś zajmuje Ci godzinę lub dwie. Niejednokrotnie będziesz w szoku. Często zakładamy na coś mniej czasu niż rzeczywiście nam to zajmuje.
To kluczowe – tylko wtedy, gdy zaczniesz mierzyć czas, zauważysz realne punkty zapalne – zadania, na które przepalasz czas. To punkt wyjścia do całego procesu usprawniania pracy.
Oprócz takich wniosków, warto zrobić coś jeszcze, czyli podważyć swoje metody, wyniki i zadać sobie pytanie: Dlaczego? Dlaczego to tyle trwa? Dlaczego ma tyle etapów? Bardzo dużo osób odpycha od siebie takie pytania.
Próbują obwiniać o to wszechświat. A bo to wina klienta, bo klient jest zdecydowany albo firma ma za mało pieniędzy, albo klient nie ma czasu i zawsze klient, klient, klient. Powinniśmy zadać sobie pytanie: Co my źle robimy lub komunikujemy? Co w naszej pracy jest źle zaplanowane, skoro to wszystko tak długo trwa lub klient nie może podjąć decyzji?
Później warto zastanowić się, co możesz zrobić, aby mieć plan B.
Wykonaj pierwszy krok.
Zacznij liczyć – co ile trwa. Na początku może to być trudne, później wejdzie w nawyk. Możesz wykorzystać, oprócz moich bezpłatnych fiszek, aplikacje online: np. Toggl lub Clockify.
Co może być „planem B” dla projektanta wnętrz?
Załóżmy, że pracujesz głównie stacjonarnie. Lubisz pracę ze spotkaniami na żywo. Nie chcesz z tego rezygnować. Masz też w ofercie konsultacje – spotykasz się z klientem np. na budowie, w biurze itp. To jest w porządku.
Planem B, w tym przypadku, mogą być konsultacje online. Dzięki temu rozszerzasz swoją ofertę. To bardzo cenne, bo oferujesz coś więcej niż fizyczny projekt wnętrz. Zawód projektanta wnętrz, jak zapewne wiesz, to nie tylko tworzenie kompleksowego projektu. Mamy dużo szersze możliwości. Konsultacje są jedną z nich. Możesz zautomatyzować cały system i ostatecznie więcej zarobić, bo między innymi nie poświęcasz czasu na dojazdy.
Jeżeli chcesz mniej pracować i mieć więcej czasu dla siebie, musisz opracować swój system pracy.
Oprócz poprzedniego kroku liczenia czasu, warto zastanowić się nad etapami i kolejnymi krokami, które wykonujesz przy projektowaniu wnętrz. Musisz wiedzieć ile godzin poświęcasz na każdy etap. Jeśli wykonałeś pierwszy krok, będziesz mieć to zrobione i można przejść dalej, do pracy nad usprawnianiem procesu projektowego.
Wykonaj drugi krok.
Wypisz wszystkie zadania, które wykonujesz w trakcie projektowania wnętrz i obsługi klienta. Zrób burzę mózgów i wypisz wszystko, co przychodzi Ci do głowy. Następnie wypisz etapy (jeśli je masz) i przyporządkuj do nich zadania. Wiele z nich klient nie widzi (jak np. czas, który poświęcasz na szukanie produktów czy szykowanie maila). Pomyśl, co możesz usprawnić lub wyeliminować.
Zaczynamy podważać swoje metody i szukać alternatywy. Gdzie możesz zyskać cenne minuty? Może warto wprowadzić szablony i automatyzację? Może zamiast kilku spotkań z klientem, warto wykorzystać formularz z pytaniami online lub brief online z dostępem 24h/dobę? Być może nie warto robić kilku wersji projektu, a jedną?
Warto usprawnić swój proces projektowy. To korzyść dla Ciebie i dla klienta.
Właśnie tymi metodami, o których tutaj piszę, działałam z własnym procesem projektowym i zaczęłam go upraszczać wiele lat temu. O tym, co odmieniło moje życie projektowe, pisałam tutaj. Jaki był tego efekt? Między innymi… Skróciłam czas potrzebny na projekt o 50%. Robię jedną wersję projektu wnętrz. Pracuję przy użyciu plików online, dostępnych 24 h na dobę w chmurze i dałam większą elastyczność klientowi, który może komentować lub uzupełniać formularz w dowolnym momencie i miejscu. Zwiększyłam zadowolenie klienta, a niektóre projekty obyły się bez żadnych poprawek – w innych były minimalne. Jeśli chcesz poznać cały mój proces projektowy i zastanawiasz się, jak to możliwe, a dodatkowo masz chęć zastosować to u siebie, zobacz moje szkolenie.
U mnie ogromną rolę odegrały szablony i system pracy online. Szablon oferty, szablony maili, gotowy formularz online z pytaniami do klienta. Nawet wtedy, gdy gorzej się czujesz, nie musisz spędzać wielu godzin na pisanie maili i ofert. W ciągu kilku minut wykonujesz coś – i to wcale nie z gorszym efektem. Wprost przeciwnie! Efekty mogą Cię zadziwić, bo nagle oferta będzie rozbudowana, kompletna i profesjonalna. O niczym nie zapomnisz. Poświęcisz czas raz, aby to przygotować. Potem czerpiesz z tego korzyści – w tym zyskujesz czas.
O tym jak stworzyć szablon oferty pisałam tutaj. Możesz także skorzystać z mojego gotowego szablonu lub szkolenia. To tylko początek tego, co możesz zrobić, aby ułatwić sobie pracę. Na ten temat napisałam cały osobny artykuł.
Automatyzacja a zawód projektanta wnętrz – co możesz wprowadzić?
Wiele osób obawia się automatyzacji, a to niezwykła oszczędność czasu. Oczywiście szablony, o których pisałam wyżej (i m.in. w tym artykule) są jednym ze sposobów, ale oprócz tego warto wprowadzić:
- planowanie treści do social media. Zaplanuj 3 bloki czasowe. Pierwszy – kiedy piszesz posty, następnie szykujesz grafiki i trzeci blok czasowy na zaplanowanie ich wprzód, aby publikowały się automatycznie, niezależnie od Twojej pracy.
- boty na Facebooku – możesz wykorzystać opcję najczęstszych pytań i odpowiedzi. Na Messengerze Twojego fanpage możesz ustawić taką opcję, wprowadzić najczęściej zadawane pytania (np. prośby o ofertę, wycenę i inne, które dostajesz od klientów) oraz odpowiedzi. Bot zaproponuje te pytania osobie, która do Ciebie napisze. Kiedy ta osoba kliknie pytanie, które chciała Ci zadać, od razu otrzyma odpowiedź – bez Twojego zaangażowania. Innym wykorzystaniem botów jest np. wysyłanie automatycznych wiadomości do osób, które zostawią u Ciebie komentarz (np. pod specjalnym postem, w którym oferujesz bonus).
- automatyczna odpowiedź sms, którą jednym kliknięciem przesyłasz klientowi, który dzwoni po godzinach Twojej pracy. Możesz zapytać w jakiej sprawie dzwoni, przypomnieć swoje zasady i godziny. Często okazuje się, że to wcale nic pilnego, a klient po prostu nie zerknął na zegarek 🙂
- jeśli oferujesz konsultacje, przemyśl automatyzacje zapisów. Możesz wykorzystać Calendly, jeśli korzystasz z WordPressa, ale możesz także przygotować formularz Google.
Zawód projektanta wnętrz – system pracy online.
System pracy online sprawdza się u mnie bardzo dobrze. Zastanów się, czy to coś dla Ciebie. Mnie to daje mnóstwo zaoszczędzonych godzin. Tak sobie zaplanowałam pracę, żebym mogła większość czynności wykonywać online oraz, żeby klienci wykonywali większość rzeczy online – tam, gdzie są i w czasie, jaki im pasuje. Nie muszę się martwić i stresować tym, że większość chce przychodzić po 17:00, a ja już nie mogę, bo odebrałam dziecko ze szkoły i chcę spędzić czas z rodziną. Wykorzystuję do pracy narzędzia Google i Google Suite. O tym, jak z tego korzystam, prowadziłam webinar, który możesz zobaczyć tutaj. Żeby mieć więcej czasu dla siebie, warto nauczyć się także efektywnie zarządzać swoim czasem i zaplanować realne plany dnia. Na ten temat przeczytasz w tym artykule.
Wykonaj trzeci krok.
Zastanów się: co możesz zautomatyzować w swojej firmie?
Jeśli jeszcze go nie zrobiłeś, to czas pochylić się nad audytem swojej strony i strategią firmy.
Bez strategii działamy na oślep. Bez planu nie zlecisz ani skutecznych reklam, ani nie stworzysz atrakcyjnych treści dla idealnego klienta, a tym bardziej nie wycenisz dobrze swojej pracy i nie stworzysz skutecznej oferty. Zobacz artykuł, w którym dowiesz się, od czego zacząć tworzenie strategii oraz workbooka i kurs online na ten temat.
Bardzo dużo osób ma fantastyczne wizualizacje i projekty, a strona wygląda fatalnie. Nie mówi nic o tym, co robi, jak robi itd. To Twoja wizytówka, która może Ci niezwykle pomóc. Sekcja blogowa to cudowna recepta na edukowanie klienta, pokazanie swojego systemu działania i tworzenie treści do social media. Zadbaj o SEO, żeby pozycjonować stronę w wyszukiwarce i dać się znaleźć klientowi. Checklista, którą możesz pobrać tutaj, na pewno pomoże Ci w zrobieniu audytu. Zerknij także do tego artykułu, w którym piszę na ten temat.
Co więcej, warto, abyś spojrzał oczami swojego klienta na swoją stronę lub ofertę. Zastanów się, czy wszystko jest zrozumiałe? Zapobiegaj pytaniom, aby także oszczędzać czas. Możesz dać ofertę do przeczytania komuś zaufanemu. Komuś, kto szczerze oceni to z perspektywy osoby, która nie zajmuje się tym zawodowo. Jeżeli ta osoba tego nie rozumie, klient także.
Wykonaj czwarty krok.
Zrób audyt swojej firmy projektowej – w tym strony www oraz social media i zajmij się opracowaniem strategii.
Etapy płatności za projekt wnętrz.
To też jest kluczowe – dlatego, że jeżeli mamy źle rozłożone raty i ktoś na początku płaci bardzo mało, a na końcu bardzo dużo, to, na przykład w przypadku choroby, można stracić płynność finansową. Warto zwrócić na to uwagę, bo nawet jeśli skończy się po prostu na wydłużeniu projektu i opóźnieniu terminu, nadal pozostaje problem braku wynagrodzenia. Pojawia się stres, frustracja i wtedy najczęściej nie skupiamy się na sobie, a tym bardziej bierzemy na siebie za dużo zobowiązań, aby jakoś nadrobić straty.
Projektowanie wnętrz a komunikacja z klientem oparta na piśmie.
Na piśmie, czyli na potwierdzeniu, np. poprzez maila, każdego etapu – poczynając od briefu. Dzięki temu masz pewność, że jest to zgodne z tym, czego oczekuje klient. Jeżeli klient zacznie zmieniać zdanie, masz dowód i podstawę ku temu, żeby argumentować swoje propozycje. Jeśli działałeś w 100% zgodnie z briefem, dużo łatwiej będzie też zakomunikować klientowi, że projekt wynika właśnie z tego pliku, a naniesione poprawki bazują na potwierdzonej liście zmian. Tym samym prościej będzie Ci powiedzieć, że kolejne zmiany będą wyceniane zgodnie ze stawką, podaną w umowie, ponieważ obejmują rzeczy, które są zupełnie inne od tego, o czym rozmawialiście w trakcie analizy potrzeb czy pierwszej koncepcji.
Jeżeli wszystko odbywa się przez telefon albo (co gorsze) przez Messengera i wszelkie inne komunikatory, zaczną mieszać się informacje, a w projekcie pojawią się błędy. To powoduje, że robisz poprawki. One z kolei sprawiają, że ciągle pracujesz, bo projekt trwa i trwa, a końca nie widać. Pracujesz od rana do nocy, w końcu za pół darmo, pojawia się frustracja i zniechęcenie. Nie musi tak być. Jeśli analiza potrzeb i brief wymaga u Ciebie ulepszenia, przeczytaj ten artykuł o błędach w tworzeniu wytycznych do projektu i błędach w zadawaniu pytań klientowi. Zobacz, czy nie popełniasz któregoś z nich.
Wykonaj piąty krok.
Przyjrzyj się swojej komunikacji z klientem, umowie oraz analizie potrzeb. Możesz zminimalizować poprawki w projekcie niemal do zera.
Redukuj lub deleguj zadania w projektowaniu wnętrz.
Przeanalizuj swoją sytuację finansową i proces projektowy. Być może warto coś delegować i w ten sposób zyskać czas? Co nie sprawia Ci frajdy i chętnie oddasz to komuś innemu, do zrobienia za Ciebie? Wizualizacje, inwentaryzacje, rysunki techniczne? Nawet na grupach na Facebooku możesz znaleźć odpowiednie osoby. Ważne, żeby być precyzyjnym i wiedzieć kogo się szuka ;). Więcej o budowaniu zespołu przeczytasz tutaj. Zanim jednak zaczniesz myśleć nad delegowaniem zadań, przerób wszystkie poprzednie kroki. Wierzę, że Ci się uda!
Daj znać w komentarzu, czy ten artykuł był dla Ciebie przydatny. Może podzielisz się swoimi tipami na to, aby pracować mniej i zyskać czas.
Funkcja trackback/Funkcja pingback