Ostatnia aktualizacja: 10 października 2021
Jak ułatwić sobie pracę, działając jako projektant wnętrz? W tym artykule podzielę się z Tobą swoimi sposobami. Wykorzystaj chociaż jeden z nich i spróbuj go wdrożyć u siebie. Nie warto marnować czasu.
Wolisz oglądać lub słuchać?
Obejrzyj odcinek #ABCPrzedsiębiorczegoArchitekta lub posłuchaj podcastu.
Jak ułatwić sobie pracę jako projektant wnętrz?
Skrzynka mailowa centrum dowodzenia projektanta wnętrz
Pierwsza rzecz, która stosuję, to alerty na maila. Ustawiam je tak, żeby przychodziły do mnie informacje z rynku – z różnych stron internetowych, które mnie interesują, na podstawie słów kluczowych. Korzystam z Gmaila i taka opcja jest dostępna bezpłatnie.
Otrzymuję maile, kiedy Google wykryje nowe treści, związane z wybranym tematem. Jeśli chcesz ustawić sobie takie alerty, tutaj znajdziesz prostą instrukcję. Jeżeli chcę zdobyć informacje na temat materiałów lub nowości, które pojawiają się na rynku aranżacji wnętrz, to ustawiam kolejny alert, na dane słowo kluczowe. Mogę ustawić częstotliwość powiadomień.
TIP
Warto ustawić sobie powiadomienia tak, aby przychodziły tak często, jak planujesz sobie blok czasowy na rozwój lub przegląd nowości.
Raz w tygodniu? W porządku. 3 razy w tygodniu, a może codziennie? Wszystko zależy od Ciebie, ale zadbaj o to, żeby wiadomości przychodziły zgrupowane i wtedy, gdy potrzebujesz. Nie marnuj czasu na poszukiwanie później wielu maili.
Więcej o efektywnym zarządzaniu czasem swojej pracy znajdziesz w tym artykule.
Co dzięki temu zyskuję?
Nie muszę szukać w internecie. Oszczędzam czas, bo to, co mnie interesuje, trafia na mojego maila. Ja jestem na bieżąco, a skrzynka mailowa staje się centrum dowodzenia. Słowem kluczowym może być temat, który mnie interesuje. Mogę wykorzystać nawet nazwy marek i firm, żeby szybko poznać nowości lub otrzymać komunikaty prasowe na ten temat.
Ulubione strony projektanta wnętrz w jednym miejscu
Tip numer dwa to ranking ulubionych stron.
Jako architekci wnętrz musimy być cały czas na bieżąco. Pojawiają się nowe rzeczy, nowe materiały, nowe rozwiązania techniczne. Bardzo dużo czasu spędzamy na projektowaniu wnętrz i nie mamy aż tak dużo czasu na to, żeby wszystkiego szukać. Jeżeli zrobimy sobie raz taką fajną listę stron, to możemy je odwiedzać np. raz w miesiącu i zobaczyć jakie nowości tam się pojawiły. Możemy zrobić sobie też zakładki np. w jakiejś przeglądarce albo w pliku online. Alerty nie załatwią wszystkiego. Takie zakładki naprawdę się przydają.
Subskrypcja newsletterów także może uprościć pracę jako projektant wnętrz
Jest jedno ALE – wybieraj tylko tych producentów i te marki, które naprawdę przesyłają ciekawe dla Ciebie rzeczy. Oczywiście możesz się zapisać do większej ilości newsletterów. Możesz sprawdzić, czy znajdziesz tam to, czego potrzebujesz. Jeżeli nie, to po prostu możesz się wypisać.
Przy okazji zachęcam do tego, żebyś zapisał się również do mojego newslettera – Narzędziownik Architekta. To jedyny taki newsletter w Polsce.
Co piątek o 12:00 przesylam porady i tipy projektowe, podane w pigułce – tak, żebyś nie musiał szukać. Dowiesz się więcej tutaj.
Delegowanie zadań a praca architekta wnętrz
Kolejna bardzo ważna rzecz to delegowanie zadań, których nie lubimy robić. Ich zakres może być bardzo różnorodny i będzie zależny od tego, w jakim modelu pracy działasz. Co lubisz robić, a czego nie? Jeśli masz opracowaną całą swoją strategię działania i współpracy z klientem, wiesz, jakie konkretnie projekty robisz, masz opracowane zasady, będzie Ci łatwiej.
Jeśli np. nie lubisz robić wizualizacji – może warto je delegować?
Nie lubisz social media? Może warto pomyśleć o wirtualnej asystentce?
Niektórzy delegują inwentaryzację, inni dokumentację techniczną. To wszystko jest ok.
Nawet jeżeli do tej pory robiłeś wszystko samodzielnie, to na pewno są takie zadania w projektowaniu wnętrz, które nie sprawiają Ci przyjemności. To właśnie je warto delegować w pierwszej kolejności.
Przeczytaj artykuł „Rozwiń własne studio projektowe i zyskaj czas”, aby dowiedzieć się więcej o delegowaniu zadań. Możesz także wziąć udział w moim kursie online o budowaniu zespołu. Jednak, zanim zaczniesz delegować zadania, sam musisz odrobić zadanie domowe i opracować strategię swojej marki projektowej.
Automatyzacja w pracy projektanta wnętrz
Następny ważny aspekt, który ułatwia pracę, to automatyzacja.
Checklisty, dzięki którym unikniesz błędów w projektowaniu wnętrz.
Wykorzystuję checklisty i Tobie też polecam to robić. Jeżeli chcesz coś delegować dalej albo zrobić samodzielnie, to musisz sprawdzić, czy dane zadanie jest wykonane prawidłowo. Można, a nawet warto, utworzyć sobie checklistę. Może być w wersji edytowalnej, do druku. Może być interaktywna, żebyś mógł z nich korzystać bez ani jednej kartki papieru.
Checklista przyda się na każdym etapie. Można mieć ich wiele i sama je posiadam – do procesu projektowego, do sprawdzania modelu 3D, do sprawdzenia dokumentacji technicznej, do skontrolowania rysunków mebli na zamówienie czy kontrolowania zakupów za klienta.
Przykład z życia
Robisz model 3D, masz wszystko zaprojektowane i chciałbyś wykonać wizualizację fotorealistyczną. Robisz ją. Wysyłasz do klienta i nagle sobie przypominasz, że nie naniosłeś na model 3D kratki wentylacyjnej i kilku drobiazgów. Efekt – poprawek i kolejne wizualizacje.
Co stałoby się, gdybyś miał checklistę i sprawdził model 3D, zanim włączysz renderowanie?
Zaoszczędziłbyś czas na poprawki.
Jeżeli wiele godzin siedzimy nad danym projektem, to potem możemy nie zauważyć, że pewnych rzeczy nie ma i nie są ujęte w projekcie. Z tego też rodzą się problemy i błędy. Jeżeli chcesz tego uniknąć, to po prostu zacznij używać checklist. Celowo piszę po prostu, bo to naprawdę nie jest trudne.
Możesz to wprowadzić choćby zaraz.
Opcja nr 1: Zrób burzę mózgów i stwórz takie checklisty samodzielnie (najlepiej w jakimś pliku online – np. Google Dokumenty, żebyś zawsze mógł coś dopisać i wielokrotnie jej używać, łatwo kopiować).
Opcja nr 2: Możesz skorzystać z moich checklist, które znajdziesz w moim sklepie.
Pakiet checklist dla projektanta wnętrz
W skład pakietu wchodzi:
✔ Checklista do sprawdzania dokumentacji technicznej.
✔ Checklista do sprawdzania bryły 3d przed renderingiem.
✔ Checklista do sprawdzania zamówień dla klienta.
✔ Checklista do sprawdzania procesu projektowego.
✔ Checklista do sprawdzania rysunków mebli na zamówienie.
✔ E-book „10 błędów przy tworzeniu dokumentacji technicznej” w formie .PDF
✔ Dziennik Remontowy
Wszystkie checklisty są w formacie .PDF oraz w wersji interaktywnej, dzięki czemu możesz skreślać kolejne pozycje bez ani jednej kartki papieru, w trybie online.
Formularz online z pytaniami do klienta do projektu wnętrz
Taki formularz online ogromnie usprawnia pracę. Co więcej – warto mieć je dwa.
- Pierwszy wysyłasz do klienta po to, aby uzyskać informacje do wyceny.
- Drugi zawiera pytania z przykładami, dzięki czemu poznasz preferencje klienta i możesz przeanalizować jego potrzeby.
Więcej o analizie potrzeb pisałam w tym artykule.
Dzięki temu, że jest to formularz online (np. w Google Formularze, z których ja korzystam), klient dostaje link, nie musi się logować i będzie mógł z dowolnego miejsca, o dowolnej porze, odpowiedzieć na Twoje pytania. W moim wzorze formularza jest ponad 80 pytań. Są podpunkty i zdjęcia, które pokazują konkretne rozwiązania. Jest zaprojektowany tak, aby oszczędzić także czas klienta.
Co to oznacza?
Oznacza to, że formularz zaprojektowałam w taki sposób, żeby odpowiadał tylko na takie pytania, które go dotyczą.
Przykład: Jeden klient ma 1 łazienkę, drugi ma łazienkę i osobno toaletę, a kolejny 2 łazienki. Wszystkie te opcje dostępne są w formularzu i kiedy klient zaznaczy opcję, która go dotyczy, otrzyma odpowiednie pytania. Pierwszy klient nie dostanie pytań o odrębną toaletę, a drugi nie będzie musiał omijać zbędnych pytań o drugą łazienkę. Na pewno rozumiesz, o co mi chodzi 🙂
Usprawnienie pracy może, a nawet powinno, zwiększać także komfort klienta. Formularz online zdecydowanie daje taki efekt, o czym zresztą mówiła moja Kursantka Agnieszka w wywiadzie case study, który możesz przeczytać tutaj.
To jest olbrzymia oszczędność czasu. Nie tylko pod kątem spotkania z klientem ( jeśli byś zadał te wszystkie pytania na żywo, to spotkań musiałoby być kilka), ale także pod kątem przygotowania klienta, który na spokojnie zapoznaje się z przykładami, może je przeanalizować i podjąć świadomą decyzję. To z kolei przekłada się na mniejszą ilość poprawek w projekcie.
Jeśli chcesz polepszyć swoją analizę potrzeb, przeczytaj ten artykuł.
Możesz także skorzystać z mojego gotowego formularza lub kursu online na ten temat.
Szablony, które ułatwiają pracę jako projektant wnętrz
Formularze online to nie jedyne szablony, z których korzystam. Możesz stworzyć:
- gotowy szablon oferty do klienta. Za każdym razem, kiedy klient do Was pisze, nie musisz tworzyć treści od nowa. Taka wiadomość zabiera olbrzymią ilość czasu i o wielu rzeczach zapominamy. Zobacz mój szablon, kurs online lub artykuł na ten temat.
- szablon briefu – wzór pliku, który pozwoli, na podstawie wypełnionego formularza z pytaniami i spotkania z klientem, stworzyć szczegółowe wytyczne projektowe
- szablon grafik do social media – zachowasz spójność swoich profili i oszczędzisz czas. Wiem, że jeśli np. korzystasz z Canvy, nowe szablony są kuszące, ale trzeba powiedzieć stop 🙂
- szablon pliku do prowadzenia konsultacji online – ponownie, chodzi o pytania, które prześlesz do klienta przed konsultacjami, ale także plik, który podsumuje Wasze spotkanie
- szablony maili – wszelkiego rodzaju maile do wykonawców, producentów często zawierają podobne treści. Warto je sobie przygotować raz (np. mail do wyceny zabudowy kuchennej), żeby mieć pewność, że o niczym nie zapomnisz
- szalony opisów na rysunkach – uwagi dodatkowe i inne opisy, które w dużej mierze się powtarzają – warto mieć taki szablon i wielokrotnie z niego korzystać
Zapewne nie wymieniłam wszystkiego i za chwilę wpadnę na kolejny pomysł. Cały czas myślę, co jeszcze usprawnić, co ulepszyć. Za miesiąc lub dwa ta lista pewnie się wydłuży. Ciebie także chciałabym zachęcić do tego, aby usprawniać i analizować, gdzie jeszcze możesz wprowadzić coś, co oszczędzi Twój cenny czas.
Oczywiście do tego dochodzi np. automatyzacja maili. Newslettery, które możecie wysyłać do klientów. Budowanie lejków marketingowych, przez które przechodzą klienci i część z nich może kupić u Was usługę. Reklamy, chatboty…
Tego jest naprawdę bardzo dużo.
Pytanie tylko: Czego potrzebujesz? Co chcesz wdrożyć w pierwszej kolejności?
Warto, metodą małych kroków, zacząć pewne rzeczy zmieniać, delegować, upraszczać i zautomatyzować.
Jestem ciekawa jakie są Twoje patenty na uproszczenie swojej pracy? Daj znać.
Funkcja trackback/Funkcja pingback